FAX送付状の無料テンプレート（Word・Excel・PDF）｜書き方と例文

FAX送付状は、FAXの1枚目に付けて「誰から誰へ、何を何枚送ったか」を伝える書類です。送信日・送信先・送信者・件名・送付枚数・本文・送付書類の一覧・返信の要否の8項目を、A4用紙1枚にまとめます。 送付状の書き方と例文、すぐ使えるテンプレートをまとめました。

送付状を毎回一から作るのは手間ではありませんか？そのまま使えるFAX送付状のテンプレート（Word・Excel・PDF）を無料で配布します。あわせて、項目ごとの書き方、見積書・請求書・初めての相手など場面別の例文、送るときのマナーを紹介します。誤って送ったときの対応もまとめました（2026年11月時点の情報です）。

基本型のダウンロード： Word（.docx） ／ Excel（.xlsx） ／ PDF
シンプル型のダウンロード： Word（.docx） ／ Excel（.xlsx） ／ PDF

Excelのファイルは1つで、「基本型」「シンプル型」の2つのシートに分かれています。使ってよい範囲は テンプレートの利用条件 をご覧ください。

FAX送付状は、FAXで書類を送るときに1枚目に付ける案内の紙です。「FAX送り状」「FAX送信票」「FAX表紙」「カバーシート」と呼ぶこともあり、どれも同じものを指します。 会社によって呼び方が違うだけなので、社内で使っている名前に合わせれば問題ありません。ここでは、配布するテンプレートを区別するために、項目の多い基本型を「送付状」、項目を絞ったシンプル型を「送信票」と呼んでいます。

FAXで届いた紙は複合機の受け皿にたまり、手の空いた人が仕分けて担当者に渡すことがよくあります。送付状がないと、誰宛てなのか、全部で何枚届くはずなのかが分からず、ほかのFAXに紛れたり、途中の1枚が抜けても気づかれなかったりします。

送付状を付ける決まりが法律にあるわけではありません。ただ、取引先にFAXを送るときは付けるのが一般的なビジネスマナーです。社内や毎日やりとりする相手には、項目を減らしたシンプルな送信票を使う会社もあります。

この記事のFAX送付状のテンプレートは、会員登録なしで無料ダウンロードでき、自社の業務に合わせて自由に編集して使えます。 Wordは文字を打ち込んで印刷する方、Excelは送信日や件名をセルに入力したい方、PDFは印刷して手書きで記入したい方に向いています。

基本型は、あいさつ文と「記」の欄（送付書類の一覧）がある、取引先向けの送付状です。見積書・請求書・契約書など、何を何枚送ったかを残しておきたい書類に向いています。

シンプル型は、送信日・送信先・送信者・件名・枚数・用件のチェック欄と、自由に書ける連絡事項の欄だけの送信票です。用件の欄には「ご確認ください」「ご返信ください」「返信は不要です」「お電話ください」「至急」の5つを用意しました。社内の別の拠点や、毎週発注書を送る仕入れ先などへの連絡に使えます。

配布しているテンプレートは、個人・法人を問わず、商用の業務でも無料で使えます。社名やロゴを入れる、項目や文言を変える、自社の書式として社内で共有する、といった使い方に許可や連絡は必要ありません。Urizoの名前を入れる必要もありません。

• 自由にできること：編集・印刷・社内での共有・取引先へのFAX送信・自社の業務用の書式としての利用
• 控えてほしいこと：テンプレートのファイルそのものを、有料・無料を問わず配布・販売すること（社内での共有は除く）
• 紹介するとき：Webサイトやブログで紹介していただく場合は、ファイルを直接置かず、この記事へのリンクでご案内ください

テンプレートの内容によって生じた損害については責任を負いかねます。送る前に、宛先や枚数などの記入内容をご自身でお確かめください。

FAX送付状に書くのは、送信日・送信先・送信者・件名・送付枚数・本文・送付書類の一覧（記）・返信の要否と備考の8項目です。 次の図は、A4縦の送付状のどこに何を書くかと、項目ごとの書き方の要点をまとめたものです。オレンジの枠で示した送信先・送付枚数・返信の要否は、書き漏れると受け手が困る項目です。

送信者の欄は、自社の情報をテンプレートに入れて保存しておけば、毎回書かずに済みます。

送付状で迷いやすいのは、宛名の敬称の付け方、送付枚数の数え方、件名と本文をどこまで短くするかの3つです。

会社や部署に宛てるときは「御中」、個人に宛てるときは「様」を付けます。「株式会社〇〇 総務部御中 〇〇様」のように両方を付けるのは誤りです。部署名と氏名の両方を書くなら、敬称は氏名の後の「様」だけにします。

担当者名が分からないときは、部署名に「御中」を付け、本文の最後に「ご担当者様にお渡しください」と添えると、受け取った人が担当者を探して渡してくれます。担当者名が分かっているなら、送付状に明記しておくほうが、受け手は誰に渡せばよいかすぐに分かります。

送付枚数は、送付状を1枚目として数えた合計を書き、「本状を含め3枚」「送付状含む計3枚」のように送付状が入っていることが分かる書き方にします。見積書1枚と仕様書1枚を送るなら、送付状を足して3枚です。

送付状を含めるかどうかが書かれていないと、2枚しか届かなかったときに、受け手は「全部届いた」のか「1枚抜けた」のかを判断できません。記の欄の枚数の合計に1を足した数が、送付枚数と合っているかを送る前に確かめましょう。

件名は「書類の名前＋送付の件」が基本です。「お見積書送付の件」「11月分ご請求書の送付について」のように、受け手が書類を見なくても中身が分かる言葉にします。急ぎのときは「【至急】」を付けてもかまいませんが、多用すると効き目がなくなります。

本文には、手紙のような「拝啓」「敬具」や時候のあいさつ（「晩秋の候」など）は入れません。「いつもお世話になっております。」の挨拶文1行と、用件の1〜2行で簡潔に足ります。短くても、丁寧な言葉づかいであれば失礼にはあたりません。

本文が長いと、送付状が2枚になり、受け手の紙も増えてしまいます。伝えたいことが多いときは、送付状とは別に書面を付けるか、電話やメールで補いましょう。

送付状の例文を、見積書・請求書・注文書・資料・初めての相手・返信のお願い・再送・個人から会社への8つの場面に分けて紹介します。件名・本文・記の欄の書き方をそろえて示しているので、テンプレートに写して使ってください。 〇〇の部分は貴社と相手の情報に置き換えてください。

見積書は、相手が社内で検討するために回覧することが多い書類です。見積りの有効期限は見積書そのものに書きます。送付状の備考に「ご不明な点は〇〇までお問い合わせください」と担当者の名前を添えておくと、回覧した人も問い合わせ先が分かります。

請求書をFAXで送るのは、相手から指定されたときにかぎるのが無難です。経理の書類は、原本を郵送で受け取りたい会社もあります。その場合は備考に「原本は本日郵送いたしました」と書き、FAXは先に内容を確かめてもらうための写しとして送ります。

返信の期限（11月6日（金）など）は備考の欄に書きます。注文は、相手が受けたことを確かめるまで終わりません。返信の期限を書き、期限を過ぎても返事がなければ電話で確かめましょう。

カタログや写真の多い資料は、FAXでは白黒になり、細かい部分がつぶれることがあります。カラーの資料を送るときの注意は FAXをカラーで送るときの注意点 にまとめています。

初めての相手には「いつもお世話になっております」は使わず、「突然のご連絡失礼いたします」と書いてから名乗ります。事前に電話で話していれば、そのことを1行目に書くと、受け手が誰からのFAXかを思い出せます。

なお、自社の商品やサービスの案内を、取引のない多くの会社へまとめてFAXで送ることをFAXDM（FAXによるダイレクトメール）といいます。FAXDMでは送付状を付けないことが多いです。送り方の違いは 営業の案内をFAXで送るときの送付状 で説明しています。配信を業者に頼む方法は UrizoのFAXDM配信サービス のページで紹介しています。

返信してほしいときは、返信用の紙を2枚目に付け、記入する欄と返信先のFAX番号を書いておきます。相手は2枚目に書き込んで送り返すだけで済むので、返事が早くそろいます。

再送のときは、件名の頭に【再送】や【訂正】を付け、先に送ったものと見分けられるようにします。どこを直したかを備考に1行で書くと、相手が見比べる手間が省けます。

個人で会社にFAXを送るときも、書く項目は同じです。会社名の代わりに氏名を書き、日中につながる電話番号を添えます。自宅の住所は、相手から求められていなければ書かなくてもかまいません。

手書きの送付状でも失礼にはあたりません。ただし、FAXは細い線や小さい文字がつぶれやすいので、黒いペンで大きめに書きましょう。 印刷したPDFのテンプレートに書き込むか、社名や連絡先だけ印刷しておき、送信日・件名・枚数だけを手書きする方法もあります。

FAXの読み取りは、一般的な「普通」の画質では縦方向の細かさが「高画質（ファイン）」の半分ほどになります。小さい文字や細かい表を送るときは、FAXの画質の設定を「高画質（ファイン）」に切り替えるとつぶれにくくなります（画質の呼び方は機種によって違います）。

• 文字の大きさ：パソコンで作るなら本文は10.5ポイント以上、手書きなら1文字5mm角くらいを目安に
• ペン：黒の油性ペンかボールペン。鉛筆・蛍光ペン・薄い色は読み取られにくい
• 背景：色の付いた紙、網かけ、写真の上に文字を重ねない。白黒で灰色の塊になり、文字が読めなくなる
• 余白：上下左右に1cm以上空ける。端の文字は、受け手のFAX機で切れることがある

送る前に、FAXの「コピー」で1枚出してみると、相手にどう届くかの見当がつきます。白黒で読めるかどうかは、この方法で確かめられます。

FAXのマナーで押さえたいのは、送る時間帯、事前と事後の連絡、枚数、送ってはいけない書類の4つです。 FAXは相手の紙とトナーを使い、送っている間は相手の機械をふさぎます。

上の図は、FAXを送るときの流れです。毎回すべてを行う必要はなく、重要な書類や初めての相手のときに2と4を足すと考えてください。

FAXは、相手の営業時間内に送るのが基本です。始業直後と終業間際は受信が重なりやすいので、急ぎでなければ避けたほうがよいでしょう。深夜や早朝に送ると、受信音で迷惑をかけたり、夜のうちに届いたFAXがほかの紙に紛れたりします。何時から何時までなら送ってよいかの目安は FAXを送る時間帯のマナー で詳しく紹介しています。

契約書や注文書など大事な書類を送るときは、送る前に「これからFAXをお送りします」と電話で伝え、送った後にも届いたかを確かめると安心です。相手の担当者が受信機の前で待っていてくれれば、ほかの人の目に触れることもありません。

毎日やりとりしている相手や、案内を一斉に送るときにまで電話をかけると、かえって相手の手を止めてしまいます。電話をするかどうかは、書類の重要さと相手との関係で決めましょう。案内を多くの会社にまとめて送る方法は FAX一斉送信のやり方 で紹介しています。

送る枚数が多いと、そのあいだ相手のFAXがふさがり、ほかの取引先からのFAXを受けられません。紙やトナーも相手の負担です。10枚を超えるような量（目安です）になりそうなら、先に電話で「FAXでお送りしてよいか」を聞き、メール（PDFの添付）や郵送に切り替えられないかを相談しましょう。

FAXは、番号を1けた間違えるだけで別の会社や個人に届くことがあり、届いた紙は誰でも読めます。顧客の名簿、健康や病歴にかかわる書類、社外秘の資料などは、FAXで送るのは避けたほうがよいでしょう。どうしてもFAXで送るなら、送る前に電話で相手が受信機の前にいることを確かめ、送付状に「宛先の方以外はご覧にならず、破棄してください」のような注意書きを入れます。

誤って別の番号に送ったと気づいたら、すぐに送り先へ電話して事情を伝え、受け取った紙の破棄をお願いします。あわせて上司に報告し、本来の相手にも連絡します。 送り先が分からないときも、送信の記録（送信レポート）で番号を確かめられることがあります。

送った書類に個人情報が含まれていたときは、社内の個人情報の担当部署にもすぐ知らせます。個人情報保護委員会が公表しているガイドライン（通則編）は、個人データが書かれた書類を第三者に誤って送ることを「漏えい」の例に挙げています（第三者が見る前にすべて回収できた場合は漏えいに当たらない、とも書かれています。破棄をすぐお願いするのはこのためです）。漏えいのうち、病歴などの要配慮個人情報が含まれる場合や、本人の数が1,000人を超える場合などは、会社として個人情報保護委員会に報告し、本人に知らせなければなりません（ 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」 ）。

条文は e-Gov法令検索の個人情報の保護に関する法律 で確かめられます（出典：個人情報保護委員会のガイドライン、e-Gov法令検索。2026年11月時点）。報告が必要かどうかは、送った本人だけで決めず、会社として判断します。番号の押し間違いによる誤送信を防ぐには、よく送る相手の番号を短縮ダイヤルやアドレス帳に登録しておきます。手で番号を押すときは、送信前に2人で確かめる決まりにしておきましょう。

新商品やセミナーの案内を多くの会社へFAXで送る場合（FAXDM）は、送付状を付けず、案内の原稿1枚に送信者と問い合わせ先をまとめることが多いです。 送付状を付けると受け手の紙が1枚増え、1枚目で案内の内容が伝わらないため、読まれる前に捨てられることもあります。

FAXDMの配信を業者に頼む場合、料金は1枚ごとにかかることが多く、送付状を足すと費用もそのぶん増えます。Urizoの FAXDM配信サービス も、料金表は1枚あたりの単価です。原稿には、配信停止をFAXで受け付ける欄を入れていただくようお願いしています。FAXDMの原稿に入れる項目と作り方は FAXDMの原稿の作り方 、配信停止の欄の入れ方やFAXDMそのものの仕組みと費用は FAXDMとは｜メリット・デメリットと費用、始め方の4ステップ で紹介しています。

FAXDMでは、送り先のFAX番号を集めるところから準備が始まります。Urizoが収集した企業データ（2026年11月時点）では、FAX番号が載っていたのは全体の約16%で、同じ会社の重複を除いて会社単位で数えても約3割でした。日本の企業全体ではなく、Urizoの収集データの中での割合です。FAX番号を公開していない会社が多いため、送りたい件数より多くの会社の情報を集めておく必要があります。会社のFAX番号の調べ方は 企業のFAX番号の調べ方 をご覧ください。

送付状を省いてよい場面、Excelでの作り方、返信の要否の書き方、パソコンやスマホから送るときの扱いについてまとめました。

FAX送付状は必ず付けないといけませんか？

決まりはありませんが、社外に送るときは付けるのがマナーです。社内や毎日やりとりする相手で、送付状なしで送ることを互いに了解しているなら省いてもかまいません。迷ったら、項目の少ないシンプル型の送信票を付けておくと安心です。

FAX送付状はExcelで作れますか？

作れます。この記事のExcelのテンプレートは、送信日・件名・送付書類などをセルに入力し、そのままA4で印刷できるように印刷範囲を設定しています。よく送る相手ごとにシートを複製し、送信先の欄を入力しておくと、毎回の記入が送信日と件名だけで済みます。

返信が不要なときは、どう書けばよいですか？

備考やチェック欄に「返信は不要です」と書きます。書いていないと、相手が「受け取りました」とわざわざFAXや電話で返してくることがあり、互いの手間が増えます。逆に返信が欲しいときは、「11月6日（金）までにご返信ください」と期限まで書きましょう。

パソコンやスマホからFAXを送るときも送付状は必要ですか？

必要です。インターネットFAXでパソコンやスマホから送っても、相手の多くは紙のFAXとして受け取るからです。サービスによっては送付状の画面が用意されていますが、なければこの記事のテンプレートをPDFにして、送る書類の1枚目に付けてください。

FAX送付状は、送信先や送付枚数など8つの項目をA4用紙1枚にまとめ、FAXの1枚目に付ける案内の紙です。 敬称は「御中」か「様」のどちらか一方、枚数は送付状を含めて数えるのが基本です。テンプレートは取引先向けの基本型と社内向けのシンプル型の2種類で、Word・Excel・PDFのどれでも自由に使えます。

営業の案内をFAXで送るFAXDMでは、送付状を付けず、原稿1枚にまとめます。送り先の企業のFAX番号を集めたい方は、ぜひUrizoをご活用ください。業種と地域を指定して、企業リストを収集できます。

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