FAXDMの返信・問い合わせの受け方｜返信用紙の作り方と配信停止の窓口

FAXDMの返信・問い合わせは、FAXの返信用紙を中心に受け、電話とQRコード（Webフォーム）を添えるのが基本です。同じ紙に配信停止の欄も入れ、受けた問い合わせには当日か翌営業日に連絡します。 FAXDMに興味を持った受信者も、返し方が分かりにくいと、そこで返信をやめてしまいます。受付方法の選び方、返信用紙の作り方、受けたあとの対応、配信停止の受け付け方を、2026年11月時点の法令と、2024年の調査をもとにまとめました。

• 主な窓口：FAXの返信用紙。返信先の番号を大きく1つだけ書く
• 添える窓口：電話（受付時間を書く）とQRコード（短いURLも併記）
• 記入欄：チェック欄と、会社名・お名前・電話番号の3つに絞る
• 配信停止：FAX番号で受け付ける欄を入れ、次の配信の前にリストから外す

主な窓口はFAXの返信用紙にし、電話とQRコード（Webフォーム）を補助として添えます。FAXで届いた案内には、同じFAXで返すのが、PCやスマートフォンを使わずに済み、受信者の手間が少ないからです。 ただ、FAXを返すのが面倒な人、すぐに話を聞きたい人、スマートフォンで済ませたい人もいます。窓口を1つに絞るより、主な窓口を決めたうえで、ほかの方法も選べるようにしておくと取りこぼしが減ります。

受付方法は、受信者の手間と、受ける側に必要な準備がそれぞれ違います。下の表は、FAXDMでよく使われる4つの窓口を比べたものです。

返信用紙を主にして、電話番号とQRコードを返信欄の横に添えると、受信者は自分に合う方法を選べます。

FAXDMの企画担当者への調査では、反響があった施策の8割以上がFAXで返信を受け付けていました。ネクスウェイが2024年1〜2月に、FAXDMの企画担当者約130人に行った調査の結果です（同社のセミナー資料から転記）。

出典：株式会社ネクスウェイ「FAXDM企画担当130人に聞いた！成果の出るFAXDMの条件とは？リサーチ結果を公開」（ セミナーの案内ページ 、2026年11月に確認）。複数回答のため、各列の合計は100%になりません。

この表は、反響があった施策となかった施策が、それぞれどの返信方法を用意していたかの内訳です。返信方法ごとの反応率ではありません。どちらの施策でもFAX返信を用意していた割合は高く、FAX返信が「あるのが当たり前」の窓口だと分かります。

反響がなかった施策のほうが、電話・メール・QRコードを用意していた割合は高めです。窓口を増やせば反響が増えるとは限らない、と読めます。ただし反響がなかった施策の回答は、割合の刻みから推定すると30件ほどと少ないので、差は傾向として見てください。

返信用紙は原稿の下3分の1ほどにまとめ、返信先のFAX番号、チェック式の申込欄、3つの記入欄、配信停止の欄など6つの項目を入れます。 返信欄は、原稿を読んで「話を聞いてみよう」と思った人が最後に見る場所です。どこに何を書いて、どこへ送ればよいかが一目で分かることを優先します。下の図は、A4・白黒の原稿に返信欄を置いた例です。

この図のように、返信欄だけを切り取っても返し方が分かるようにしておきます。各項目の役割は次のとおりです。

• 返信先のFAX番号：太字・大きめの文字で1つだけ。送信元の番号と取り違えないよう「返信FAX」と書き添える
• 申込欄：「資料を希望」「説明を聞きたい」などをチェック式にする。用件を書いてもらう自由記入欄は小さくてよい
• 記入欄：会社名・お名前・電話番号の3つが基本。連絡してよい時間帯の欄があると、折り返しの電話がつながりやすい
• 電話・QRコード：返信欄の横に置き、電話には受付時間を書く
• 配信停止の欄：「今後のFAXは不要」のチェックと、相手のFAX番号の記入欄
• 送信者の情報：会社名・住所・電話番号。誰からの案内か分からないFAXには返信しにくい

見出しや本文の書き方は「 FAXDMの原稿の作り方 」、紙面の配置やテイストは「 FAXDMのデザインの考え方 」で詳しく扱っています。

最初の返信で聞く項目は、折り返しの連絡に必要なものだけで足ります。住所・役職・従業員数・導入時期などは、電話で話すときに聞けば十分です。記入欄が多いと、書く手間だけでなく「営業の電話が何度もかかってくるのでは」という警戒にもつながります。

受信機によっては細い線や小さな文字がつぶれるので、記入欄の罫線と返信先の番号は太めにします。白黒で読みやすく送るコツは「 FAXを白黒で見やすく送るコツ 」にまとめています。

必須ではありませんが、無料のサンプルやトライアルは「今返信する理由」になります。前述のネクスウェイの調査では、反響があった施策の14.0%が無料トライアル・サンプル進呈を付けていたのに対し、反響がなかった施策では3.4%でした。値引き（反響あり3.5%・なし6.9%）やギフトカード（同4.7%・3.4%）では、はっきりした差は見られません。反響がなかった施策の側は、どの特典も1〜2件の回答にあたる割合なので、目安として見てください。

ただし、反響があった施策でも約7割は特典を付けていません。特典は、商品を試してもらえる業種（食品・消耗品・ソフトウェアなど）で検討する程度で十分です。付けるなら、返信用紙のチェック欄に「サンプルを希望」と入れ、申込がそのまま特典の受け取りになるようにします。

FAX以外の窓口は、原稿に載せるだけでなく、配信日に受けられる状態にしておきます。電話は担当者を決め、QRコードは白黒のFAXで読めるかを配信前に試します。 窓口が増えるほど、受け損ねる場所も増えます。配信前に、窓口ごとに次の点を確かめておきましょう。

FAXDMを読んで電話をかけてくる人は、その場で話を聞きたい人です。つながらなかったり、担当者が分からずに保留が続いたりすると、そのまま他社に問い合わせることもあります。配信日と翌日は、電話を受ける担当者と代わりの人を決めておきます。

受付時間は、原稿に「平日9〜18時」のように書いておきます。参考までに、Urizoへの問い合わせ（Webフォーム、2021年11月〜2026年10月の集計）では、9割以上が平日に届き、平日の問い合わせの約8割は9〜17時台でした。法人の担当者が外部の会社に連絡するのは、主に営業時間内だと考えてよいでしょう。ただしFAXDMへの反応を集計した数字ではないので、配信の時間帯は「 FAXを送る時間帯のマナー 」で確かめてください。

電話番号を配信回ごとに分けられれば、電話の反応も配信回ごとに数えられます。番号を分けられない場合は、電話を受けたときに「どの案内をご覧になりましたか」と聞き、受付台帳に書いておきます。

FAXは白黒で、受信機によっては解像度が低いため、小さなQRコードはつぶれて読み取れないことがあります。配信前に自社のFAXへ1枚テスト送信し、届いた紙のQRコードをスマートフォンで読み取れるかを確かめます。QRコードの周りには余白を取り、網掛けや写真の上には重ねないでください。

QRコードが読めなかったときのために、短いURLも並べて書きます。URLの先は自社のトップページではなく、FAXDMの内容に合わせた専用のページかフォームにします。トップページに飛ばすと、読み取った人がどこから申し込めばよいか迷ってしまいます。

QRコードの先のフォームは、返信用紙と同じ項目・同じ選択肢にします。FAXでは3項目だったのに、フォームでは10項目を求められると、途中でやめる人が出ます。項目をそろえておけば、FAXとWebで届いた問い合わせを同じ台帳にそのまままとめられます。

フォームが送信されたら、担当者にすぐ通知が届くように設定します。フォームの受付はメールで知らされることが多く、迷惑メールに振り分けられて数日気づかなかった、という取りこぼしが起きやすいところです。配信日の前に、テストで1件送信して通知が届くかを確かめてください。

窓口がいくつあっても、問い合わせは1つの受付台帳にまとめ、当日か翌営業日に連絡する決まりにします。誰が・どの窓口を・いつ確認するかは、配信の前に決めておきます。 FAXの返信は複合機のトレイに、電話は代表番号に、Webフォームはメールに届くため、放っておくと別々の人がばらばらに受けることになります。下の図は、受けてから対応するまでの流れです。

図のとおり、入口が3つあっても、記録は1つの台帳にまとめます。配信停止の連絡は電話をかけずに停止リストへ入れ、それ以外の問い合わせに連絡します。FAXの返信は、ほかの書類に紛れたり、かすれて読めなかったりすることがあります。配信日から1〜2週間は、毎日決まった時間にトレイを確認する担当者を置きましょう。

受付台帳は表計算ソフトの1枚のシートで十分です。あとで効果を比べたり、次の配信のリストを直したりするときに使うので、次の項目を記録しておきます。

反応の数をどう数え、何件送れば判断できるかは「 FAXDMの効果測定のやり方 」、反応の目安は「 FAXDMの反応率の目安 」を参考にしてください。

数千件以上に送ると、前向きな問い合わせのほかに、配信停止の連絡や苦情の電話も届きます。配信会社FAXDM屋の目安（配信停止は1,000件あたり2〜6件）なら、5,000件で10〜30件ほどです。少人数の会社では、通常の業務と並行して受けきれないこともあります。そうした場合は、配信会社の受付の代行を使う方法があります。

たとえばUrizoのFAXDM配信代行には、2つの受付の代行があります。FAX受信代行（1回の配信あたり3,960円。3万件以上は別途見積り）は、原稿に代行用のFAX番号を載せ、FAX不要などの返信を2週間受けてExcelにまとめます。電話代行（1回の配信あたり110,000円）は、平日10〜17時に電話の問い合わせや苦情の一次対応を行います（いずれも2026年11月時点の FAXDM配信代行の料金ページ の表記）。前向きな問い合わせへの商談の対応は、自社で行う必要があります。

返信を受けたら、当日か翌営業日に電話でお礼を伝え、希望の内容と時期を確かめます。そのうえで「商談に進む」か「資料を送って後日フォローする」かに分け、次に連絡する日を台帳に書きます。 FAXDMへの返信は、まだ比較を始めたばかりの段階で届くことも多く、時間が空くとほかの案内に埋もれてしまいます。届いた順ではなく、希望の内容（見積・説明を先に、資料請求はその次）で優先順位をつけると、限られた人数でも対応できます。

最初の電話は、売り込みよりも確認を目的にします。聞いておきたいのは、どの案内を見たか、何に困っているか、検討の時期、決める人は誰か、の4点です。返信用紙の記入欄を減らした分は、ここで聞きます。

たとえば「資料を希望」にチェックがあった会社には、「資料をお送りする前に、気になっている点を1つだけ伺えますか」と聞くと、送る資料を相手に合わせられます。その場で説明の日程が決まらなくても、資料を送った1週間後など、次に連絡する日を伝えておくと、次の電話が受け入れられやすくなります。

返信がなかった相手の中にも、関心はあるが返信まではしなかった会社が含まれます。ターゲットの条件に合う会社にだけ、配信の数日後に電話で案内する方法があります。FAXDMを、興味のある相手を見つけるきっかけとして使う考え方は「 見込み客開拓型FAXDM 」で紹介しています。

ただし、配信停止の連絡があった会社や、苦情を受けた会社には電話をかけません。台帳の配信停止の欄を見て、電話の候補からも外しておきます。

配信停止は、FAXで返せる欄を原稿に入れて受け付け、届いた番号を停止リストにまとめて、次の配信の前に必ず送信リストから外します。法人向けのFAXDMでも、この欄は省かないでください。 FAXDMは、相手が頼んでいない案内を、相手の用紙とトナーを使って届けるものです。停止を頼んだのに次の回も届けば、苦情になるだけでなく、自社の印象も悪くなり、クレームにもつながります。

FAX広告を送ってよい条件（承諾・停止）を定めているのは特定商取引法です。メールの広告を規制する特定電子メール法は、FAXには適用されません。通信販売の広告をFAXで送るときは、相手の承諾を得ることと、停止を求めた相手には送らないことが求められます。停止を受け付けるFAX番号を広告に表示することと、承諾の記録を1年間保存すること（第12条の5第3項、施行規則第35条）も必要です。

法人が営業のために結ぶ取引は第26条第1項第1号で適用除外とされるため、企業向けのFAXDMの多くは、この規制の対象外です。ただし、消費者庁の通達では、相手が事業者や法人だというだけで一律に除外されるわけではないとしています。事業者名での契約でも、主に個人用・家庭用に使う商品であれば、原則として適用されます。個人事業主の店舗などに、仕事ではなく個人として使う商品を案内する場合は、対象になり得ると考えてください（条文は e-Gov法令検索の特定商取引法 と 同法施行規則 、通達は 「特定商取引に関する法律等の施行について」（令和6年11月19日付） 、制度の概要は 消費者庁の特定商取引法ガイド「通信販売」 で2026年11月に確認）。

対象外になる場合でも、法律が求めているのと同じ形（FAX番号で停止を受け付ける欄を本文に表示する）にしておけば、相手が個人か法人かを1件ずつ判断する必要がなくなります。FAXDMが違法になる場合の考え方は「 FAXDMのメリット・デメリットと始め方 」でも説明しています。

停止の連絡は、受けた日に停止リストへ入れます。配信を代行に頼んでいる場合は、次回の依頼のときに停止リストを渡し、除いてから送ってもらいます。手順は次の4つです。

• 届いた返信のFAX番号を、停止リスト（FAX番号・受付日・窓口）に書き写す。番号が読めない返信は、送信元の番号を確かめて記録する
• 電話やメールで停止を頼まれた場合も、同じ停止リストに入れる。会社名だけ聞いた場合は、FAX番号を確かめる
• 次の配信の前に、送信リストと停止リストをFAX番号で照合し、一致した番号を外す
• 新しく集めたリストにも停止済みの番号が入ることがあるので、リストを集め直したときも毎回照合する

停止リストは、配信のたびに捨てずに残しておきます。新しいリストに同じ会社が含まれていれば、もう一度停止を頼まれることになるからです。FAX番号の重複や形式の確かめ方は「 企業のFAX番号の調べ方 」でも扱っています。

返信用紙のひな形、QRコードだけで受けてよいか、返信が読めないときの対応、返信の件数の目安について、よく聞かれる4つの質問にお答えします。

FAXDMの返信用紙のテンプレートはありますか？

決まった書式はありません。この記事の図のように、返信先のFAX番号、チェック式の申込欄、会社名・お名前・電話番号、電話とQRコードの案内、配信停止の欄、送信者の連絡先の6つを原稿の下にまとめれば、返信用紙として使えます。ワープロソフトで作る場合も、白黒で印刷して読みやすいかを確かめてください。

返信はQRコード（Webフォーム）だけでもいいですか？

おすすめしません。前述の調査では、反響があった施策の8割以上がFAX返信を用意していました。スマートフォンを使わずに済ませたい人もいるので、QRコードはFAX返信の補助として載せます。配信停止は、法律の対象になる広告ではFAX番号での受付の表示が必要なので、どの場合もFAXで返せる欄を残します。

返信のFAXがかすれて読めないときはどうすればいいですか？

電話で聞き直します。受信したFAXに記録された送信元の番号や、読める範囲の会社名から相手を確かめてください。電話番号の記入欄を太い罫線で大きめに取っておくと、読めないことが減ります。配信停止の返信が読めない場合も、送信元の番号を停止リストに入れておくと安全です。

FAXDMの返信はどのくらい来ますか？

商材や送り先で大きく変わります。配信会社FAXDM屋の運用上の目安では、新規の相手への前向きな反応は1,000件あたり0〜2件ほどです。少ない件数で判断しないための考え方と目安は「 FAXDMの反応率の目安と上げ方 」で紹介しています。

FAXDMの返信・問い合わせは、FAXの返信用紙を中心に受け、電話とQRコードを添えます。返信欄は記入欄を3つほどに絞り、配信停止の欄と送信者の連絡先も同じ紙に入れます。 受けた問い合わせは1つの台帳にまとめ、当日か翌営業日に連絡します。配信停止の番号は、次の配信の前に必ず送信リストから外してください。

受付の準備ができたら、どの業種・地域に送るかを決めます。FAXDMの全体の進め方は「 FAXDMのメリット・デメリットと始め方 」、送り先のFAX番号の集め方は「 企業のFAX番号の調べ方 」もあわせてご覧ください。

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