FAXDMの問い合わせを増やすための受付方法とは？反応率を高める工夫を紹介

FAXDM経由での問い合わせを増やすには、返信方法を工夫することが大切です。受信者がFAXDMの記載内容に興味を抱いたとしても、返信方法がわかりにくかったり、手間がかかると感じたりすれば、問い合わせを断念することも十分に考えられます。

今回は、FAXDMの返信方法として効果が高かったチャネルや、反応率を改善するための工夫について、実際の調査結果を元に解説します。FAXDM施策の効果を高めたい事業者様は、ぜひ参考にしてください。

FAXDMに返信方法を明記しておくことは、施策の成功確度を高める上で非常に重要なポイントといえます。返信方法がわかりやすく記載されていることによって得られる効果は主に下記の3点です。

FAXの受取手がDMの記載内容に関心を寄せたとしても、次に取るべき行動が不明確だったり、手間がかかると感じたりすれば、返信をためらう可能性があります。多くの人は緊急性・重要性が極めて高い用件でない限り、わざわざ手間と時間をかけてまで問い合わせをしようとは思わないからです。

FAXDMに返信欄が設けられており、返信先が明記されていれば、受信者はFAXを返信するだけで問い合わせが完了します。受信者が何をすればよいのかを具体的に記載し、次に取るべき行動を示すことが重要です。

手軽な方法で問い合わせができる仕組みにしておくことによって、受信者の心理的なハードルを下げられます。受信者にとって、突然送られてきたFAXDMにわざわざ返信するのは少なからず負担になり得る作業です。届いたFAXの中には、業務関連の連絡など急を要するものが含まれている場合もあるでしょう。こうした返信対応の1つとしてFAXDMに返信してもらうには、心理的なハードルをできるだけ下げておく必要があります。

FAXDMの返信方法をわかりやすく記載することは、配信停止の意向を確認する意味においても重要です。そもそもFAXDMは相手の意向を確認することなく送付するため、中には迷惑に感じたり、必要性を感じなかったりする受信者もいることが想定されます。配信を止めてほしい旨を伝えられるよう、配信停止希望欄にチェックを入れて返信するといった選択肢を用意しておくべきでしょう。受信者の意思確認が可能な仕組みにすることは、クレームを防止するためにも必要な対策といえます。

FAXDMの返信方法として、どのようなチャネルが有効なのでしょうか。株式会社ネクスウェイの調査結果から、返信方法と反応率の関係を読み解いていきます。参考にした調査は下記のとおりです。

【調査概要】
・調査を実施した企業：株式会社ネクスウェイ
・調査目的：反響が出やすいFAXDMの条件調査
・調査期間：2024年1月9日〜2月2日
・調査対象：2023年4月以降、1回以上FAX配信（業務連絡などを除く）に携わった経験がある方
・調査方法：メールによるアンケート収集
・回答数：全体回答数136、有効回答数129

問い合わせの受付方法と「反響あり」の割合には、下表の関係が見られました。なお、複数回答可の調査方法を採用しているため、反響あり率と反響なし率の合計は100％になりせん。

返信方法	反響あり率	反響なし率
FAX	81.4％	72.4％
電話	64.0％	82.8％
メール	53.5％	65.5％
二次元コード	29.1％	41.4％
URL	19.8％	20.7％
検索ワード	4.7％	20.7％
その他	3.5％	0％

出典：株式会社ネクスウェイ Webセミナー資料「FAXDM企画担当130人に聞いた！成果の出るFAXDMの条件とは？リサーチ結果を公開」

FAXによる返信窓口を設けている施策のほうが反響ありの割合が高いことがわかります。受信者側としては「FAXで届いたものはFAXで返信する」のが最も手軽と感じるのは決して不自然なことではありません。FAXDMに返信欄を設け、返信先を明記しておくことは必須の施策といえるでしょう。

FAXによる返信受付に次いで「反響あり」の割合が高い受付方法として、電話とメールが挙げられます。一方で、これらの方法は反響なし率の割合が反響あり率よりも高くなっている点が特徴的です。

電話やメールによる返信方法をFAX返信窓口に併設するのは1つの方法です。一方で、電話のみ・メールのみで返信を受け付けるのはあまり得策とはいえないことが見て取れます。

Web経由の返信受付としては、二次元コードやURL、検索ワードの提示などが挙げられます。反響あり率は二次元コードが3割弱、URLが2割弱、検索ワードは5％未満であることから、主な返信方法をWeb経由とするのは適切ではないでしょう。

受信者にとって「FAXに記載されている二次元コードをスマートフォンなどで読み取る」「Webブラウザ上でURLを入力する」「検索ワードを入力して調べる」といった作業が発生すれば少なからず手間に感じるはずです。こうしたワンクッションを置かずに返信できる方法を用意する意味でも、FAX返信窓口を設けておくことが最も適切といえます。

FAXDMの問い合わせを増やすには、どのような工夫をすればよいのでしょうか。講じておきたい具体的な施策例を紹介します。

FAX返信欄を設ける際には、返信方法が受信者にとってわかりやすいかどうかが非常に重要なポイントとなります。返信先のFAX番号を見やすい場所に大きく記載することに加え、受信者が記載すべき事項は最小限にとどめることが大切です。

たとえば、「返信に必要な記載事項が多すぎる」「じっくりと探さないと返信先が見つからない」といったことがあれば、返信を断念する受信者が少なからず発生することが想定されます。手軽にわかりやすく返信できる仕組みにすることは、反応率を高める上で必須の対策といえるでしょう。

FAX以外の返信方法を併設しておくことも大切なポイントです。前述のとおり、電話やメール、Webによる受付方法はFAX返信窓口ほど高い効果が得られるチャネルではありません。一方で、何らかの事情でFAXを使いたくない・使用が困難な状況にある受信者がいるかもしれません。FAX以外の返信方法を補足的に用意しておくことによって、受信者側の選択肢を広げる効果が期待できます。

サンプルや無料トライアルを特典として用意することも、問い合わせを増やす工夫の1つです。株式会社ネクスウェイの調査によれば、特典の種類や有無によって、下表のような差が見られました。

特典の種類	反響あり	反響なし
無料トライアル／サンプル進呈	14.0％	3.4％
ホワイトペーパーなどの進呈	1.2％	0％
お値引き・ディスカウント	3.5％	6.9％
ギフトカード	4.7％	3.4％
その他	9.3％	3.4％
特典なし	68.6％	82.8％

出典：株式会社ネクスウェイ Webセミナー資料「FAXDM企画担当130人に聞いた！成果の出るFAXDMの条件とは？リサーチ結果を公開」

母数としては多くないものの、特典を付けた場合に反響率が高いのは「無料トライアル／サンプル進呈」であることがわかります。特典を付けるのであれば、「受信者が返信することによって何かがもらえる特典」を用意してみてはいかがでしょうか。

FAXDMの返信受付には、FAX返信欄と返信先を明記するのが最も得策です。加えて、電話やメール、Web経由といった他の返信方法を併設しておくことによって、受信者が返信方法を選択できる余地が広がります。今回紹介した調査結果を参考に、ぜひFAXDMの効果を高める施策を検討してください。