FAXDMをカラー原稿で送るのはNG？想定されるトラブルを解説

FAXDMを送るにあたって、原稿をカラーで作成していませんか？　すでにカラーで作成済みの原稿が手元にある場合、わざわざ白黒で作り直すのは面倒に感じるかもしれません。

今回は、FAXDMをカラー原稿で送った場合に想定されるトラブルや、原稿を白黒で作成する際の注意点について解説します。カラー原稿をFAXDMに利用したい場合の対処法もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

結論からお伝えすると、FAXDMでカラー原稿を利用するのは基本的にNGです。FAXは白黒2色で印刷されるため、カラーで原稿を作成しても出力結果には反映されません。色を使った表現は再現されないものと捉えてください。

人によっては、「白黒で出力されたとしても色味の雰囲気は伝わるのでは？　」と考える方もいるかもしれません。しかし、FAXDMをカラー原稿で送ることで想定されるデメリットは、単に「きれいに印刷されない」という点だけではないのです。カラーが白黒に変換された結果、想定外のトラブルにつながる可能性があります。相手方に迷惑をかけないためにも、FAXDMは最初から白黒で原稿を作成するのが鉄則です。

カラーの原稿をFAXDMに使用した場合、さまざまなトラブルが生じる恐れがあります。想定される主なトラブルは次の3点です。

カラーで作成した原稿を白黒に変換すると、印刷時に文字がかすれたり潰れたりする原因となります。FAXDMに記載されている文字が読みづらい、まったく読めないといった事態になりかねません。

とくにカラー背景上に印刷された文字は、背景色に埋もれてしまいがちです。文字情報のうち重要な部分が伝わらなければ、相手に誤解を与えることもあり得ます。極端な場合、タイトルや商品名がまったく読み取れず、何についてのFAXなのかが伝わらない可能性もあるのです。

カラーの状態では画像やイラストがきれいに印刷されていても、白黒で印刷する際には正常に出力されない恐れがあります。グラデーションなど微妙な色の変化は再現されないため、画像やイラストの意図が伝わりにくくなるのです。

とくに商品画像を掲載している場合、白黒に変換されることで薄汚れた印象を与えかねません。商品に対する第一印象が悪くなるなど、かえって逆効果となる可能性もあります。カラーで印刷された画像やイラストは、FAXDMの原稿に使用しないほうが無難です。

カラーのデータは白黒と比べて容量が大きくなりやすい点にも注意しましょう。データの受信に時間がかかったり、出力時のインク消費量がかさんだりする可能性があります。受信時の待機状態が長引くと、送信先企業の業務を妨げる原因にもなりかねません。

そもそもFAXDMは相手先が希望して受信するものではないため、先方にできるだけ負担をかけないよう配慮する必要があります。望んでいない情報を受信するためにインクを消費することに対して、快く思わない人も少なからずいるのです。カラー原稿をFAXDMに利用することで、クレームの原因にもなり得ることを押さえておきましょう。

FAXDMの原稿を白黒で作成する際にも、いくつか注意しておくべきポイントがあります。白黒でもトラブルが生じる可能性があるため、次の4つのポイントを意識して原稿を作成することが大切です。

FAXでは高精細画像が表現できないことにも注意してください。近年はプリンターの性能が向上しているため、印刷時に画像の解像度をあまり意識していないかもしれません。しかし、プリンターで出力できる画像がFAXでも同じように表現できるとは限らないのです。FAXの解像度は最大でも200dpi×200dpiであることから、原稿と出力結果では画像の見え方が大きく異なることも十分にあり得ます。

高精細画像をFAXDMに掲載すると画像部分が潰れて見づらくなったり、容量が肥大化して受信時の待機時間が長くなったりする恐れがあります。画像はできるだけ掲載を避け、簡易的に図示するか文字による説明を中心に原稿を構成するのが得策です。

白黒であっても、デザインに使用する効果によってはFAXで表現できないものもあります。グラデーションやシャドウ、中間色のグレーの部分にかすれやモアレ（干渉縞）が発生するなど、意図しない結果となることも少なくありません。

とくにグラデーションやグレー背景の上に文字が印刷されている場合、文字が潰れて読めなくなる恐れがあります。原稿を白黒で作成されていれば、どのような表現も可能とは限らない点に注意してください。

黒1色で塗りつぶされている箇所には、インクが隙間なく塗布されることになります。黒で表現された部分の面積が大きくなればなるほど、相手方のインク消費量が多くなると考えてください。

FAXDMは相手が望んで受信するものではないため、出力時のインク消費量はできるだけ抑えるほうが望ましいでしょう。黒のベタ塗り部分が不必要に増えることのないよう、罫線の太さや図の背景色にも気を配る必要があります。こうした配慮を怠らないことで、FAXDMを受け取る相手に不快感や不信感を与えるリスクを回避できるのです。

FAXDMに使用するフォントのサイズや種類にも気を配りましょう。小さすぎる文字は潰れて読めなくなる恐れがあります。推奨フォントサイズは10ポイント以上です。原稿に10ポイント未満の文字が使われていないか、送信前にチェックしておくことが大切です。

10ポイント以上でも、フォントの種類によっては太さに緩急がつけられているため、細い部分がかすれてしまうケースがあります。明朝体や細字体の使用は避け、ゴシック体やメイリオなど太さが比較的そろっている書体を使用するのがおすすめです。

FAXDMの原稿をすでにカラーで用意している場合、どのように対処すればよいのでしょうか。基本的に、カラー原稿をそのままFAXDMに使用するのは避けたほうが無難です。想定される対処法として、次の3つのパターンが挙げられます。

最も無難な対処法は、カラーの原稿を白黒2色に作り直すことです。手間と時間がかかるものの、イメージ通りの出力結果を実現するには確実な方法といえるでしょう。既存のカラー版パンフレット類などをそのままFAXDMに流用しているケースが見られますが、白黒の原稿に作り直したほうが出力後の仕上がりが改善されるケースが大半です。

カラーと白黒では表現できる対象や範囲が異なるため、原稿を作り直す過程でデザインの再考を迫られることも考えられます。白黒では再現できない箇所が複数見つかる場合、むしろカラーのままFAXDMを送信するべきではないと捉えてください。

カラーで作成した原稿を画像に変換し、Photoshopなどを使用して白黒2階調に変換する方法もあります。白黒2階調とは、完全に白い部分と完全に黒い部分の2種類だけで表現されるという意味です。グレースケールであれば白と黒の中間色も表現できますが、前述の通りFAXで送信する原稿としては適していません。

カラー原稿を白黒2階調に変換すると、さまざまな不具合が発生する可能性があります。薄い色はすべて白、濃い色はすべて黒に変換されるため、背景上に配置した文字などが判読できなくなる場合もあるのです。カラー原稿を白黒2階調に変換することも可能ではあるものの、推奨される方法ではないと捉えてください。

FAXDMには大きく分けてチラシ型とレター型があります。チラシ型は一般的なチラシのようにデザインが施されたFAXDM、レター型は文章が主体のFAXDMです。カラー原稿をレター型FAXDMに作り変えることで、FAXで再現されやすい原稿になるでしょう。

場合によっては、レター型FAXDMのほうがアピールポイントをより詳細に伝えられることもあります。効果の高いレター型FAXDMを作成するにはセールスライティングのスキルが必要ですが、社内にノウハウを蓄積していけば大きな強みとなるはずです。カラー原稿をFAXDMに活用するのが困難であれば、レター型に作り変えてしまうのも1つの方法といえます。

FAXDMの原稿は白黒で作成するのが基本です。カラー原稿を送信した場合に起こり得る不具合やトラブルへの理解を深め、相手方に負担や迷惑をかけにくい原稿を作成しましょう。

FAXDMを送信する際に必須となるFAX番号リストをできるだけ効率よく作成することも大切なポイントです。企業リスト作成ツール「 Urizo（ウリゾウ） 」を活用することで、精度の高いFAX番号リストを短時間で作成できます。iタウンページやハローワークなど、30以上のサイトから企業の最新FAX番号を取得できるUrizoを試してみてはいかがでしょうか。1,600件分のリストは無料版で収集できますので、ぜひUrizoを活用したリスト作成を体験してください。