営業リストのテンプレートを無料配布｜必要項目とエクセルでの管理方法

営業リストは、自作・購入・収集ツールのどの方法で用意しても、実際に営業活動で使うには会社名・連絡先といった基本項目に加えて、決裁者や接触履歴まで記録できる形に整えておく必要があります。本記事では会社名・連絡先など9項目をまとめたテンプレートを無料配布し、各項目の使い方とエクセル・スプレッドシートでの管理のコツを解説します。 テンプレートはあくまで汎用的な項目構成のたたき台なので、自社の営業手法に合わせて列を増減させてお使いください。

会社名・住所・連絡先など9項目をまとめたCSVテンプレートを無料で配布しています。エクセルやGoogleスプレッドシートにそのまま読み込んで使えます。 サンプルとして1行分のダミーデータを入れているので、自社の営業リストに置き換えてご利用ください。

文字化けする場合は、エクセルの「データ」タブから「テキストまたはCSVから」を選び、文字コードを「65001:Unicode(UTF-8)」に指定して読み込んでください。

会社名・住所・連絡先の基本情報に加えて、業種・想定決裁者・情報取得日・接触履歴を入れておくと、営業活動での使い勝手が大きく変わります。 項目が足りないリストは、担当者が変わるたびに「この会社にはもう架電したのか」「決裁者は誰だったか」を確認し直す手間が発生し、同じ企業への重複アプローチにもつながります。

• 会社名・住所: 基本情報。同名の別法人と混同しないよう住所もセットで管理
• 電話番号・FAX番号・メールアドレス: 使う営業手法（テレアポ・FAXDM・メール）に応じて必要な項目を選ぶ
• 業種: セグメント別の効果測定や絞り込みに必須
• 想定決裁者・部署: アプローチ先を絞り込む手がかりになる
• 情報取得日: 鮮度管理の基準。取得から時間が経つほど不達リスクが上がる
• 接触履歴: 架電・送付済みかどうかを記録し、重複アプローチを防ぐ

入手方法によって集めやすい項目は変わります。自作・購入・収集ツールそれぞれの違いは 反応率の高い営業リストの作り方｜自作・購入・収集ツールを費用で比較 で比較しています。

さらに営業活動を前進させる項目

基本項目の入力に慣れてきたら、架電結果・受注確度・断りの理由まで記録できる列を追加すると、リストが「連絡先の一覧」から「営業活動の記録」に変わります。 例えば架電結果を「不在」で記録した先は数日後に時間帯を変えて再架電し、「担当者不明」の先は次回は別の担当部署を指名して架電する、というように結果に応じて次の一手を変えやすくなります。 受注確度と断りの理由をあわせて記録しておくと、後述するフィルタ機能で「受注確度がA」かつ「断りの理由が時期尚早」の先だけを抽出し、時期を置いて再アプローチする対象リストを作ることもできます。 3項目とも最初から埋め切る必要はなく、架電を重ねながら少しずつ列を育てていく形で問題ありません。

• 架電結果: 「不在」「担当者不明」「アポ獲得」等の結果を選択式で記録すると、次のアクションを決めやすくなる
• 受注確度: 温度感をA〜Cのようにランク分けしておくと、優先してフォローすべき先が一目でわかる
• 断りの理由: 「時期尚早」「他社導入済み」等を記録しておくと、再アプローチのタイミング判断に使える

先ほどの「架電結果」「受注確度」の列を追加した場合、記入イメージは以下のようになります。ダウンロードしたテンプレートの列に追加して使う際の参考にしてください。 会社名・業種・情報取得日はテンプレート標準の3項目、架電結果と受注確度は先ほど紹介した追加項目です。 架電結果の欄にはその日の通話結果を「アポ獲得」「不在」「担当者不明」のようにそのまま記入し、受注確度の欄には次回フォローの優先度をA（高い）〜C（低い）で記入します。

実際の運用では、この1行がそのまま架電のたびに更新されていくイメージです。初回架電で「不在」だった行は、再架電できたタイミングで架電結果を「アポ獲得」に書き換え、受注確度もA〜Cで改めて入力します。 架電結果・受注確度の列を空欄のまま放置せず、通話を終えたその場で入力する習慣をつけておくと、月末にまとめて思い出しながら埋めようとして記憶があいまいになる事態を防げます。 列が正しく埋まっているほど、次章で紹介するフィルタや集計での振り返りの精度も上がります。

フィルタ機能で条件を絞り込めるようにする、重複を定期的にチェックする、情報取得日で並べ替えて鮮度を確認する、の3つが基本です。

フィルタ・並べ替えを活用する

1行目を見出し行として固定し、エクセルなら「データ」タブの「フィルター」、Googleスプレッドシートなら「データ」メニューの「フィルタを作成」を有効にしておくと、列ごとに条件を絞り込めるようになります。 例えば業種列のフィルタで「卸売業」だけにチェックを入れれば、その業種の会社だけを抽出した架電リストをその場で作れますし、受注確度列で「A」だけを表示すれば優先してフォローすべき先だけを一覧できます。 情報取得日列を昇順で並べ替えれば、取得から時間が経った古いデータほど上に来るので、生存確認が必要な先から順に見直す作業もしやすくなります。 フィルタと並べ替えは組み合わせて使えるため、「業種が卸売業」かつ「情報取得日が古い順」のように条件を重ねて絞り込むことも可能です。

重複を定期的にチェックする

複数の情報源から少しずつリストを追加していくと、同じ会社が別の行として重複登録されることがあります。 特に「株式会社サンプル商事」と「サンプル商事（株）」のように会社名の表記が情報源によって違うと、エクセルの「重複の削除」機能は完全一致しか検出できないため、表記ゆれのある重複を見逃しがちです。 対策としては、電話番号のように表記ゆれの少ない列を条件にCOUNTIF関数で件数を数え、2件以上ヒットした行に条件付き書式で色を付けておくと、会社名の表記が違っていても重複に気づけます。 月に1回など頻度を決めて重複チェックを回す運用にしておくと、同じ会社への二重架電による印象悪化も防げます。

共有時はアクセス権限に注意する

営業リストを関係者全員に編集権限つきで共有すると、架電結果を入力しているつもりで別の行を誤って上書き・削除してしまうミスが起きやすくなります。 編集が必要なのは実際に架電・更新を行うメンバーだけに絞り、進捗を確認するだけのメンバーには閲覧のみの権限を割り当てると、事故のリスクを減らせます。 また「リンクを知っている全員が閲覧可能」といった共有設定のままにしておくと、異動や退職でリストに触れる必要がなくなった人のアクセスが残り続けてしまいます。 個別のアカウントを指定して共有し、メンバーの異動・退職のタイミングで共有範囲を定期的に見直すことをおすすめします。

情報取得日で鮮度を色分けする

情報取得日から一定期間（例えば3か月）が経過した行は条件付き書式で色を変えておくと、架電・送付の前に「この行は生存確認が必要」と一目で判断できます。件数が増えるほど、目視だけでは古いデータに気づきにくくなるため、あらかじめルール化しておくのがおすすめです。

架電結果や受注確度の列でフィルタをかけると、どの業種・エリアが成約につながりやすいかが数字で見えてきます。 テンプレートに架電結果・受注確度の列を追加して運用を続けると、単なる連絡先の一覧が、次の営業戦略を考えるための材料に変わります。

OK例 ：架電結果を「アポ獲得」で絞り込んで業種列を確認したところ、卸売業への架電のアポ獲得率が他業種の2倍近いことが分かり、翌月は卸売業への架電を優先する計画に切り替えた。

このように、フィルタ機能で結果を業種・エリア別に絞り込んで比較するだけで、次にどの層へ優先的にアプローチすべきかの判断材料が得られます。件数が多い場合は、ピボットテーブルで業種別の集計を自動化すると、毎月の振り返り作業も効率化できます。

情報の取得経緯を記録しておくこと、公開されている情報の範囲で集めること、個人名を含む場合は個人情報として扱うことの3点に注意してください。

• 取得経緯を記録しない: あとから「どこで入手した情報か」を説明できず、社内での確認や見直しがしづらくなる
• 非公開の情報源を使う: 名刺情報の無断転用や、公開されていない情報の収集はトラブルの原因になる
• 個人情報の該当有無を確認しない: 法人の代表番号等は対象外でも、個人名や個人の連絡先を含む場合は個人情報保護法上の取り扱いが必要

個人名や個人の携帯番号などを含む場合は、利用目的の範囲内で取り扱い、必要な安全管理措置を講じるなど、個人情報保護法上求められる対応が発生する場合があります。 判断に迷う内容は自己判断で運用を進めず、社内の法務・情報管理の担当者に確認してください。 また、USBメモリでの持ち出しや私用クラウドストレージへのアップロードなど、社内ルールの範囲外の方法でリストを社外に持ち出すと、共有設定の不備と同様に情報漏洩につながりかねません。 テンプレートを使って新しく作ったリストも、既存の営業リストと同じ保管・持ち出しのルールに沿って管理することをおすすめします。

情報源の適法性や優良な業者・ツールの見分け方は 名簿業者とは？合法性・個人情報保護法との関係・優良な業者の見分け方 で詳しく解説しています。

テンプレートはエクセル版・Googleスプレッドシート版どちらもありますか？

配布しているのはCSV形式です。エクセル・Googleスプレッドシートのどちらでも、インポート機能からそのまま読み込んでご利用いただけます。

項目を増やしたり減らしたりしても大丈夫ですか？

問題ありません。テンプレートは汎用的な項目構成のたたき台なので、自社の営業手法や管理したい情報に合わせて列を追加・削除してご利用ください。

テンプレートへのデータ入力を効率化する方法はありますか？

手作業での入力に時間がかかる場合は、公開されている企業情報から自動収集するツールを使う方法もあります。詳しくは 営業リスト・企業リストを無料で入手する方法｜できること・できないこと をご覧ください。

テンプレートに入力した情報はどこかに送信されますか？

いいえ。ダウンロードしたCSVはお使いのパソコン・ブラウザ内で編集するファイルであり、入力内容が自動的に送信されることはありません。

サンプルの1行目（ダミーデータ）は削除してから使ってよいですか？

問題ありません。1行目はフォーマットの見本として入れているダミーデータですので、削除して自社のデータに置き換えてご利用ください。見出し行（1行目の項目名）は残しておくと、あとで見返す際にわかりやすくなります。

営業リストは、会社名・連絡先といった基本項目に加えて、業種・想定決裁者・情報取得日・接触履歴まで記録できる形に整えておくと、後の営業活動で使いやすくなります。まずはテンプレートをダウンロードし、自社の営業手法に合わせて項目を調整してみてください。

収集作業そのものを自動化したい場合は、 Urizo（ウリゾウ） も選択肢のひとつです。収集したリストの管理にも、このテンプレートと同じ項目構成がそのまま活用できます。累計約80,000社（2025年3月時点、自社データ）に導入されており、無料版でも1,500件まで実際に収集できます。

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