メール営業のメリットとは？開封率を高める件名・配信時間や例文を紹介

自社サービスや商品をアピールする手法の1つに、Eメールを配信する方法があります。メールは送信時にコストがかからないことから、メール営業を実施している事業者の方もいることでしょう。

一方で、メール営業は「送信しても読まれない」「そもそも開いてもらえない」といった点が課題になりがちです。今回は、メール営業のメリット・デメリットや開封率を高めるコツを紹介します。用途別の営業メール例文も掲載していますので、ぜひ営業活動に役立ててください。

メール営業とは、Eメールを活用して営業活動を行うことを指します。商品やサービスの特徴や長所、アピールポイントなどを記載した文面をメールで送信し、自社ホームページや商品LPへ誘導したり、資料請求や問い合わせにつなげたりすることが主な目的です。

営業活動の手法には、他にも訪問営業や電話営業などがあります。対面や電話であれば、相手との会話内でニーズを引き出すことや、要望に合わせてトークを変えることも可能です。メール営業の場合、メールを一方的に送ることになるため実際に相手が読んだかどうかは確認できません。最小限のコストや時間で実施できる営業手法ですが、商談につながる反応を得るにはコツが必要な手法ともいえるでしょう。

訪問営業や電話営業といった他の営業手法と比較した場合、メール営業には数多くのメリットがあります。現在も営業活動にメールを利用する企業が少なくないのは、他の手法と比べて得られるメリットが多いからに他なりません。メール営業の主なメリットとして、次の3点が挙げられます。

メール営業の大きな長所の1つは、低コストでアプローチできることです。メール配信システムを活用すれば、一度に数百件のメールを送信することもできます。最小限のエネルギーで大量のアプローチが実現できることは、メール営業の重要なメリットといえるでしょう。

電話営業の場合、1件ずつ電話をかけてアポイントを取得しなくてはなりません。通話するごとに通話料がかかるため、積み重なると相応の通信費となります。訪問営業には営業担当者の人件費がかかる上に、投じたエネルギーに比例して成果が上がるとは限らないのが実情です。営業活動の効率面で比べると、メール営業は非常に効率のよいアプローチの方法といえます。

メールはいつでも送信でき、受信する側も都合のよいタイミングで読めます。送信・受信側の双方にとって時間や場所の制約を受けにくく、自由度の高い営業手法といえるでしょう。オフィスに出社していなくても、自宅や外出先からメールを送ることで営業活動を進められるのです。

ただし、自由度が高いとはいえ送信時間帯には気を配る必要があります。明らかに送信先の企業が営業時間外の深夜や早朝にメールを送信すると、常識を欠いていると思われてしまう恐れがあるからです。メールソフトや配信システムによっては送信予約機能が備わっているものもあるため、設定した送信時刻に自動でメールを送ることもできます。

メールは文字として残るため、送信した文面を記録できます。メールを見た企業から問い合わせが入った際、相手にとって既知の情報と未知の情報を送信した文面から把握できるのです。のちに「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも、伝えた情報を記録として残せることは大きなメリットといえます。

また、送信した文面によって反応率に違いがあるのか、効果を測定して分析に役立てることも可能です。件名を変えることで開封率にどの程度影響するかなど、より有効なアプローチを模索する際に役立つでしょう。文字で記録を残せる点は、訪問営業や電話営業にはないメール営業に特有のメリットです。

数々のメリットがある反面、メール営業にはデメリットとなり得る面もあります。メール営業が万能なアプローチ方法ではなく、弱点もあることを理解しておくことが重要です。具体的には、次の3点を押さえておく必要があるでしょう。

一般的に営業関連のメールは開封率が低く、アポイントにもつながりにくいといわれています。ご自身が営業メールを受信した時のことをイメージすると分かりやすいでしょう。メール営業と認識した瞬間に、メールを開封せずゴミ箱に移動してしまうケースは少なくありません。また、メールソフトの設定によっては迷惑メールフォルダに振り分けられたり、企業内のセキュリティシステムにせき止められてしまい、メールが届かなかったりすることもあり得ます。

送信したメールの多くは「開封されない」「きちんと読んでもらえない」可能性があるのです。開封率やアポイント率の低さは、メール営業に特有のデメリットといえます。

メールを受け取った相手がどのタイミングで読んだのか、読んだ際にどのような反応を示したのかが見えないことも、メール営業のデメリットの1つです。相手の関心度を測る手段がないため、再度アプローチすべきかどうかの判断ができません。相手の表情や話し方から反応を確認できないことは、訪問営業や電話営業との大きな違いです。

よって、メール営業は「送りっぱなし」にならないよう工夫する必要があります。たとえば、返信や資料請求に期限を設け、期限が近づいたらリマインドメールを送るなどの段階を踏むとよいでしょう。リマインドメールを送ることで「読んだほうがよさそうだ」と感じてもらえる効果も期待できます。このように、メール営業では相手の反応が見えないことを前提に戦略を考える必要があるのです。

営業関連のメールが送られてくることに対して、あまりよい印象を持っていない人もいます。メール営業の配信回数が多いと、かえって信頼を失う恐れがあるのです。リマインドメールなどを送ることは重要な戦略の1つですが、興味のないメールが何通も送られてくると逆効果にもなりかねません。

メールはビジネスシーンにおいて重要な連絡手段のため、人によっては毎日大量のメールを受け取っているケースもあります。重要な用件のメールが営業メールに埋もれてしまうなど、相手が不利益を被るリスクも抱えているのです。メール営業の頻度が高くなりすぎないよう、週1〜3回程度を目安に送るとよいでしょう。メールを受け取る相手の立場に置き換えて戦略を練ることが大切です。

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メール営業でネックになりやすいのが「開封率」です。メールの送信件数を増やしても、開封率が低ければ効果は望めません。メール営業を成功させるには、開封率を高める工夫は必須と捉えてください。

メール営業で開封率を高める3つのコツを紹介します。ぜひ取り入れて、メール営業の効果を高めてください。

メールを受け取った相手が開封するかどうかを決定づける要素の1つが「件名」です。ビジネスパーソンは日々多くのメールを受け取っているため、すべてのメールに目を通す時間を確保できない場合もあります。チェックするべきメールに優先順位をつける際、「読んでおいたほうがよさそうだ」と感じてもらう必要があるのです。

読まれるメールの件名には、いくつかの条件があります。次の条件を満たしているか、必ずチェックしておきましょう。

【読まれるメール件名の条件】
・簡潔であること
・用件が一目で分かること
・興味を引かれること

上記の条件がそろっていれば、読まれないままメールが削除されてしまうリスクを低減できるでしょう。「株式会社〇〇からのお知らせ」のように漠然とした分かりにくい件名は避け、簡潔で分かりやすい件名にしましょう。

メール本文で伝えるポイントは1つに絞りましょう。複数のアピールポイントを1件のメール内で訴求しようとすると、何を伝えたいメールなのかが不明確になりがちです。「新サービスを提案する」「セミナーへの参加を促す」など、訴求するポイントは1つに集中させる必要があります。

訴求したいポイントが複数混在すると、メール本文自体も長くなりがちです。長文のメールは最後まで読まれない確率が高く、途中で読むのを断念してメールを削除されてしまうケースが多いでしょう。本文は長くても1,000字以内に収め、長文にならないよう注意する必要があります。適度に改行を入れたり、見出しを付けたりするなど、読みやすさへの配慮を怠らないことが大切です。

メールを読んだ相手が興味を引かれたとしても、具体的に何をすればよいのか分からなければ結果にはつながりません。読み手が取るべき行動を明示し、狙い通りの行動を促す工夫をしましょう。

たとえば、資料請求につなげたい場合は資料の請求方法を具体的に記載しておく必要があります。「詳細はお問い合わせください」としか書かれていない場合、「興味はあるが面倒なのでやめておく」といった判断を下す可能性が高いでしょう。すぐに資料請求ができるよう、申込先のメールアドレスやLPのURLを掲載するなどして、相手が何をするべきかを明確に伝えてください。

アポイントを取得したい場合は、候補日時を複数挙げておくことも重要です。特定の日しか記載されていない場合、その日に都合がつかなければアポイントを見送られてしまいます。相手が行動しやすいよう、選択肢を用意しておくのがポイントです。

用途別に活用できる営業メールの例文を用意しました。社名や商品・サービス名を記入すればすぐに利用できますので、ぜひ営業メールの作成に役立ててください。

件名：■■を実現する「（商品名）」のご紹介

本文：
株式会社▲▲ 営業部□□様

平素は大変お世話になっております。
株式会社△△の××と申します。

本日は、弊社の（商品名）をご紹介したくご連絡を差し上げました。
（商品名）は■■を実現する商品として、多数の企業様にご活用いただいております。
▲▲様におかれましても、お役に立てるのではないかと考えご連絡を差し上げた次第です。

詳細につきましては、ぜひお伺いしてご説明したく存じます。
つきましては、下記の日程でご都合のよい日時をご教示いただけますでしょうか。

【ご日程】
・◎月◎日（◎）◎：◎◎
・◎月◎日（◎）◎：◎◎
・◎月◎日（◎）◎：◎◎

上記以外の日程もご用意いたしますので、ご都合がよろしくない場合はお申し付けください。
ご多忙の折、恐れ入りますが◎月◎日（◎）までにご返信いただきたく存じます。
ぜひご検討のほどお願い申し上げます。

------------------------------
株式会社△△ 営業部×× ××
電話：
メール：
住所：
------------------------------

アポイントメールの目的は、「もう少し詳しく聞いてみたい」と感じてもらい、アポイントにつなげることです。商品・サービスのメリットや導入実績を手短に伝え、詳細は対面で伝えたい旨を記載しましょう。候補日を複数挙げた上で返信期限を設定し、期限が近づいてきたらリマインドメールを送ることが大切です。

件名：「（商品名）」ご導入特典・無料キャンペーンのお知らせ

本文：
株式会社▲▲ 営業部□□様

初めてご連絡いたします。
株式会社△△の××と申します。

本日は弊社の（商品名）につきまして、開催中の無料キャンペーンのお知らせをしたくご連絡を差し上げました。
（商品名）は■■の課題を解決する商品として、すでに＊＊＊社にて導入実績がございます。
▲▲様におかれましても、ぜひご検討いただきたくご連絡を差し上げた次第です。

〇月限定にて無料キャンペーンを開催しており、●日間無料でご利用いただけます。
詳細はお伺いしてご説明したく存じますので、お手数ですがご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

【候補日時】
・◎月◎日（◎）◎：◎◎
・◎月◎日（◎）◎：◎◎
・◎月◎日（◎）◎：◎◎

上記以外の日程もご用意いたしますので、ご都合がよろしくない場合はお申し付けください。
ご多忙の折、恐れ入りますが◎月◎日（◎）までにご返信いただきたく存じます。
ぜひご検討のほどお願い申し上げます。

------------------------------
株式会社△△ 営業部×× ××
電話：
メール：
住所：
------------------------------

開封率を高めるには、件名で相手にとってメリットがあることを端的に伝える必要があります。期間限定キャンペーンや無料特典など、具体的なメリットを訴求しましょう。

件名：新商品「（商品名）」のご案内

本文：
株式会社▲▲ 営業部□□様

平素は大変お世話になっております。
株式会社△△の××と申します。

◎月より新商品「（商品名）」をご提供しており、多くのお取引企業様よりご好評をいただいております。
（商品名）は月額＊＊＊＊円〜のリーズナブルな価格で、■■にお役立ていただけるサービスです。
他社様でご導入いただいた事例では、平均＊＊％のコスト削減を実現しております。

サービス詳細につきましては、ご案内ページを設けておりますので、ぜひ下記をご確認いただけますと幸いです。
（URL）

ご不明点やご質問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

------------------------------
株式会社△△ 営業部×× ××
電話：
メール：
住所：
------------------------------

既存顧客の場合、すでに信頼関係が築かれていることから、アップセルを促したい商品・サービスを率直に伝えて構いません。具体的なメリットを簡潔に伝え、詳細はLPなどを確認してもらうよう促すのが一般的です。次回の訪問時や電話での連絡時にメールを送った旨を伝え、興味関心の度合いを確認しながら話を進めていくとよいでしょう。

メール営業は低コスト・省エネルギーで実施できる営業の手法であり、訪問営業や電話営業よりも効率よく営業活動を進められる点が特徴です。一方で、営業関連のメールはそもそも読んでもらえない・開いてもらえないケースが少なくないため、いかに開封率を高めアポイントにつなげるかが重要なポイントとなります。

また、メール営業をスムーズに実施するにはメールアドレスを効率よく収集する必要があります。メールアドレスの収集には、企業リスト作成ツール「 Urizo（ウリゾウ） 」がおすすめです。Urizoではiタウンページやハローワークなど、30以上のサイトからメールアドレスを自動で収集できます。全国560万件以上から最新の企業情報を取得できるため、メール営業の準備を短時間・低コストで実施できるでしょう。高品質な企業リストを効率よく作成したい事業者の方は、ぜひUrizoの活用をご検討ください。