テレアポで「すぐ切られる」「会話が続かない」を回避するコツ10選

テレアポに取り組んでいる中で、電話をすぐに切られてしまう・会話が続かず話を前に進められないといった悩みを抱えていませんか？　アポイント取得率を高めるには、こうした状況をできるだけ早く打破し、「話を聞いてもらえる」テレアポを実践していく必要があります。

今回は、テレアポで「すぐ切られる」「会話が続かない」といった課題を解説するためのコツ10選を紹介します。テレアポに対する苦手意識が根づいてしまう前に、自身のトークを改善する上でぜひ役立ててください。

同じようにテレアポに取り組んでいるようでも、電話をすぐに切られやすい人と会話が続きやすい人の差がはっきりと表れることがあります。まずは「電話をすぐ切られる」「会話が続かない」といった事態に陥りやすい主な原因を押さえておきましょう。

テレアポは電話を受ける側から見た場合、突然かかってきた営業電話ととらえます。重要な業務連絡などと違い、自分にとって関係のない話であればできるだけ早く電話を切りたいと感じるのは自然な心境でしょう。

電話をすぐに切られてしまうようなら、相手に「自分には関係のない話」や「不必要な情報」と思われている可能性が高いと考えられます。「話を聞いてもらえるかもしれない」という考えは、あくまでも電話をかける側の論理にもとづいている点を理解しておくことが重要です。

実際の通話時間に関わらず、「話が長そうだ」と思われてしまうと電話を切られやすくなります。電話を受ける相手は業務時間中であるケースが多いため、長話に付き合っていては仕事が進まないと感じるからです。

また、話し方そのものに不快な印象をもたれている可能性もあります。とくにワンフレーズが長く、いつ話し終わるのかわからないと思われてしまうと、話を聞く気が失せてしまう場合もあるでしょう。実際に話した時間に関係なく、話が長引きそうな印象を与えている可能性があります。

電話口での声が聞き取りづらかったり、何を言いたいのかがわからなかったりすると、電話を早く切りたいと思われがちです。目の前の担当業務と直接関わりのない話だとわかれば、用件がわかりにくい電話の内容をわざわざ労力をかけて聞き取ろうとは思わない人が大半でしょう。

スクリプトを読み上げている場合でも、声のトーンや話すテンポによっては聞き取りづらくなる恐れがあります。自分がイメージしている話し方と、実際に相手に聞こえている話し方の間にはギャップがあることも珍しくないため、自分の話し方を客観的にチェックしてみることが大切です。

では、テレアポ時に「すぐ切られる」「会話が続かない」といった事態を回避するには、具体的にどのような対策を講じればよいのでしょうか。改善につながるコツ10選を紹介します。

電話はお互いの様子が見えないコミュニケーション方法のため、電話をかける相手の状況をイメージすることは非常に重要なポイントです。相手が忙しい時間帯に電話をかけていたり、相手にとってメリットが感じられない話し方をしていたりすれば、電話を切られてしまう確率も高くなるでしょう。

始業直後や終業直前など、一般的に忙しいと思われる時間帯は避けてテレアポを実施することが大切です。また、自分が伝えたいことではなく、相手が得られるメリットに重点を置いて話すよう心がける必要があります。

テレアポでは、話す内容以上に「話し方」が成否を分けるポイントとなります。声のトーンが低すぎる・高すぎる場合や、早口で聞き取りにくいと感じられる場合に、電話を切られやすくなる傾向があるのです。

自分自身の話し方の癖に気づくのは容易ではありません。そこで、テレアポ中の様子を録音し、客観的に聞いてみることをおすすめします。イメージしていた以上に早口になっていたり、声のトーンが低い・高いといった印象を受けたりしないかチェックした上で、意識的にゆっくり・はっきりと話す練習をしていく必要があるでしょう。

テレアポでは基本的なマナーを守って話すことが重要ですが、不自然にへりくだって話してしまうと「売り込み」の印象がかえって強まる恐れがあります。過剰な敬語や不自然な表現を使うのは避け、意図的にややフランクな話し方をする場面を作ってもよいでしょう。

不自然にへりくだってしまう原因の1つに、トークスクリプトが話し言葉で書かれていないことが挙げられます。トークスクリプトは実際に話す時の言葉で記載し、そのまま読み上げればよい形に仕上げておきましょう。

意外と見落としやすいポイントとして、テレアポで訴求したい商品の強みや魅力を担当者自身が十分に把握していないことが考えられます。こうした見えない部分での自信の有無が、話し方や声のトーンに表れてしまうケースは少なくありません。

お客様にとって本当にメリットがあると実感できれば、自信をもって商品をアピールできるでしょう。商品知識を十分に身につけ、競合他社の商品と比べた場合の優位性を把握しておくことが大切です。

電話をかける相手の立場になって考えた場合、自分にとってメリットが感じられない話は聞きたくないはずです。テレアポを実施する側の論理で「話すべきこと」を一方的にアピールするのではなく、相手にとってのメリットを伝えることが重要です。

メリットは長々と話さず、ポイントを絞って端的に伝える必要があります。短い1〜2フレーズで商品のメリットを表す言葉を考え、台本に組み込んでおくとよいでしょう。商品自体をすすめるよりも、メリットに気づいてもらうためのトークを考えるのが先決です。

電話の受け手との会話の中で、否定的な表現やフレーズをできるだけ使わないことも大切なポイントです。「〜はできない」「〜するのは難しい」といった言葉が続くと、相手は「こちらの要望も聞いてもらえない気がする」といった印象を抱きすくなります。

むろん、本当はできないことを「できる」と伝えるのはNGですが、対応可能なことに置き換えて話すなどの工夫を加えることで印象は大きく変わるはずです。言葉の端々からネガティブな印象をもたれることのないよう、テレアポで使う言葉には十分に気を配る必要があるでしょう。

テレアポで「すぐ切られる」「会話が続かない」原因の1つに、無意識のうちに相手の発言を遮ってしまっていることが挙げられます。とくに提案したい商材にとって都合の悪い発言や、相手の誤解にもとづく発言が聞かれた場合に「いえいえ、そのようなことはありません」などと相手の発言を否定していないでしょうか。

人は自分の話をきちんと聞いてくれる相手に好感を抱くものです。相手の発言がどのようなものであれ、最後まできちんと聞くのが基本と捉えてください。

私たちは日頃から、無意識のうちに自分が発する言葉に影響を受けています。テレアポにおいても、相手が「NO」と答える可能性の高い質問を重ねていくうちに、電話そのものを切りやすい心境になっていくものです。

反対に、小さな「YES」を積み上げていくことで、最終的にアポイントについても「YES」の返答をもらえる確立が高まります。相手に質問を投げかける際には、YESの返答をもらいやすい会話を心がけましょう。

切りやすい・断りやすいテレアポの代表例が「自分にとって関係のなさそうな電話」です。現状、自分自身や担当業務に直接関わりがあるとは思えない話を、積極的に聞きたいと思う人は少ないでしょう。よって、あらかじめ資料を送るなどして「つながり」を作っておくことで、「自分に関係があるようだ」と思ってもらうのは有効な方法です。

とくに法人営業の場合、事前にメールやFAX、郵送などで関連資料を送っておくと話をつなげやすいでしょう。「やみくもに電話をかけているのではないらしい」と感じてもらうことで、気軽に電話を切りにくくなる効果が期待できます。

電話を切られにくい・会話が続くテレアポを実践するには、そもそもニーズのある相手に絞ってアプローチすることが重要です。興味がある内容であれば、少し時間を取って聞いてみてもよいと感じる人は少なくないでしょう。

ニーズのある相手を絞り込むには、テレアポリストを作成する段階でターゲット選定の精度を高める必要があります。過去の成約実績や既存顧客の傾向を元にテレアポリストの対象となる業種・地域などを絞り込み、テレアポリストの精度向上を図りましょう。

テレアポリストのターゲットを選定する際、精度を向上させるにはリスト作成ツール「Urizo」の活用をおすすめします。Urizoを活用することで得られる主なメリットについて見ていきましょう。

Urizo（ウリゾウ） はハローワークやiタウンページをはじめとする30以上のWebサイトから、約560万件以上の電話番号を自動で収集できます。業種・地域別に条件を絞って企業リストを作成できるため、ターゲットを絞ったテレアポリストを簡単に作成可能です。

参照するWebサイトのジャンルは幅広く、住まい・医療・美容・旅行宿泊・公共機関など多種多様な領域から選択できます。地域は市町村単位で指定できるため、自社のターゲットとなる見込み客を詳細な条件を元に絞り込めるでしょう。

テレアポの効率を低下させる原因となる電話番号の誤り・古い情報の掲載を避けるために、Urizoはクローリングとあわせて人の目によるデータのチェックを随時行っています。データの鮮度を維持することにより、常に最新の電話番号を取得可能です。

テレアポリストに記載されている情報が正しいと確信できるかどうかは、テレアポ担当者の心理面にも少なからず影響を与えます。誤った情報や古い情報がリストに反映されない仕組みが整ったUrizoを活用して、ぜひ自信をもってテレアポに臨んでください。

Urizoにはリスト作成のほか、オプションサービスとして営業代行サービスも提供しています。FAXDM代行サービスを活用することにより、事前に資料を送付した状態でテレアポに臨めるのです。

あらかじめ資料を送っておくことで、電話に出た相手との接点をつくれます。FAXDMが会話の糸口となり、結果として「切られにくい」テレアポを実践しやすくなるでしょう。テレアポの成功率を高めるためにも、ぜひFAXDM代行サービスとの併用をご検討ください。

テレアポ時に「すぐ切られてしまう」「会話が続かない」という悩みは、何らかのきっかけがなければ解決しにくいものです。一方で、テレアポが難航している原因を特定し、改善を図ることで突破口が見つかるケースも少なくありません。

今回紹介したコツ10選を参考にしつつ、Urizoを活用してターゲット選定の精度を高めることで、切られにくいテレアポの実践に役立ててください。