【テンプレート付き】日程調整メールのポイントと書き方のコツ！

ビジネスにおいて「日程調整」は必ず必要になります。社内の会議や社外取引先との商談、就職試験の面接など、あらゆる場面で欠かせません。

また、日程調整の方法については、スケジュールを確認した後に返事ができたり、日時や場所が記録に残ったりするため、電話よりもメールの方が向いています。

そこで本記事ではシチュエーションごとにテンプレート付きで、日程調整メールのポイントや書き方などについて紹介します。

仕事やビジネスを進める際には、社内外問わず、多くの人と関わる必要があります。会議や商談などを円滑に進めるために日程調整を行い、あらかじめスケジュールを確保しなければなりません。

日程調整がスムーズにいかないと、商談が先延ばしになり、その間にライバル社に後れをとってしまう可能性もあるでしょう。

たかが日程調整メールと軽く考えてはいけません。メールの文面が分かりやすいかどうか、相手への配慮ができているかどうかで印象は大きく変わってきます。

まず、分かりやすい日程調整メールを作成するための基本的な構成要素を紹介します。型に沿って書くことで、メール作成が容易になるでしょう。

メールの件名は非常に重要です。「相談」「お願い」「日程について」と記載しても、要件が分からないだけでなく、迷惑メールと間違われて開封されない恐れもあります。日程調整のお願いであることに加えて、プロジェクト名や商品名、社名、名前なども記載し、メールの目的を明確にしましょう。

メールの本文冒頭には相手の「会社名・部署名・氏名・敬称」を記載します。これらの情報は絶対に間違えないように注意しましょう。名刺や過去のメールの署名などを確認すると安心です。

宛名の次に「誰からのメールなのか」がはっきりと分かるように、自分の「会社名・部署名・氏名」を記載しましょう。また、名乗りの前に「お世話になっております」や「初めてご連絡いたします」など、挨拶を加えるのが一般的です。

名乗りの後は、本題である日程調整の依頼を記載します。なぜメールを送ったのか、何のための日程調整なのかを伝えましょう。「プロジェクトスケジュールに大きな修正の必要が生じたので会議を行いたい」「新サービスの開始に伴い、商談の機会を設けてほしい」など、冗長にならない程度に説明すると、相手も内容が理解しやすくなります。

できるだけ短いやり取りで日程を確定させるためにも、最初のメールで日時や場所について記載することをおすすめします。こちらが候補日時を指定する場合は、3つ程度の選択肢を用意すると相手も調整しやすくなります。

詳細の次に、もし候補日にすべて都合がつかなかった場合の対応も添えておくことでていねいな印象になります。最後は「よろしくお願いいたします」などの挨拶で締めるとよいでしょう。

先方がこちらの会社名や名前、連絡先などをすぐに確認できるよう、署名は忘れずに記載しましょう。

一般的な日程調整メールの型を説明しましたが、もちろん相手との関係性やシチュエーションなどによって文面を変える必要があります。

また、あまりに型に沿った定型文のメールではそっけない印象を与えてしまう恐れもあるかもしれません。

思わぬトラブルや失敗を避けるために、日程調整メールを作成する際の注意点を解説します。

件名が分かりにくいとそもそもメールを開封してもらえない可能性すらあります。「件名はメールの第一印象」ということを念頭に置いて、分かりやすい件名を心がけましょう。

日程調整をお願いする相手が親しければ親しいほど、「会議をしたいのですが、明日空いてますか？」など、簡単な文面で送ってしまいがちです。しかし、会議の目的や目安時間、オンラインなのか、対面なのか等が分からないと相手はどう返信していいか迷ってしまいます。

日程調整の際には間柄に関係なく、目的や日時などを明確に伝える必要があります。

こちらから日時を提示する場合、できるだけ複数の候補日を提案��ましょう。選択肢が少ないと相手の予定が空いている可能性が低くなるため、断られやすくなったり、日程調整まで時間がかかったりしてしまいます。

相手の会社名や名前間違いは大きな失礼に当たる上に、本文中に誤字や脱字が多いと印象や信頼度も低下してしまいます。メールを作成したら一呼吸置いて、内容を確認するクセをつけるとよいでしょう。

メールなどの連絡の頻度が増えてしまうと、相手もわずらわしさを感じてしまいます。目的はあくまでも会議や商談の日程確保なので、少ないやりとりを心がけるとよいでしょう。日程調整を円滑に進めるためには、「1週間後までにお返事いただけると助かります」など、返信期限を決めておくのも1つです。

一口に「日程調整メール」といってもシチュエーションごとに書き方のコツやポイント、注意点などは異なります。とくに、相手からの提案日時に都合が合わなかった場合や、すでに決まっている日程のキャンセルをお願いする場合などは配慮が必要です。

シーン別のテンプレートをご紹介するので、メール作成の際にはぜひ参考にしてください。

件名
「〇〇（プロジェクト名など）」の打ち合わせ日時に関するご相談

本文 株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）と申します。

「〇〇（プロジェクト名など）」についてご検討いただき、誠にありがとうございます。

早速ですが本件の進行につきまして、弊社（もしくは、貴社やオンラインなど）にて打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

下記日程でご都合のよい日時はございますでしょうか。

〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時

打ち合わせ時間は1時間程度を予定しております。上記日程でご都合が合わない場合は再調整いたしますので、お気軽にお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。

ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

件名
面接希望日の連絡（〇〇 〇〇《名前》）

本文
株式会社〇〇　　〇〇様

お世話になっております。
〇〇 〇〇（名前）です。

この度は面接のご案内、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた日程の中から、以下の日時を希望いたします。
第1希望：〇月〇日（〇）〇時
第2希望：〇月〇日（〇）〇時
第3希望：〇月〇日（〇）〇時

お忙しい中恐れ入りますが日程のご調整のほど、よろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
〇〇　〇〇（名前）
携帯電話：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────
※）転職活動中などで会社に所属していない場合は署名の代わりに「名前・電話番号・メールアドレス」を記載するとよいでしょう。

件名
「〇〇（プロジェクト名など）」の打ち合わせ日時に関するご相談

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）と申します。

先日は「〇〇（プロジェクト名など）」にご了承いただき、誠にありがとうございました。

早速ですが本プロジェクトの詳細につきまして、弊社（もしくは、貴社やオンラインなど）にて打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

つきましては、〇〇様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

なお、打ち合わせについては1時間程度を予定しております。

ご多忙の折恐れ入りますが、ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

件名
Re：「〇〇（プロジェクト名など）」の打ち合わせ日時に関するご相談
※）先方のメールに返信する場合、件名は編集しなくて問題ありません。

本文
〇〇様

日程のご連絡ありがとうございます。
〇〇（名前）です。

それでは以下の日程で打ち合わせをお願いいたします。

〇月〇日（〇）〇時〜〇時

弊社からは私の他に〇〇が参加予定です。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

件名
Re：「〇〇（プロジェクト名など）」のお打ち合わせ日時に関するご相談
※）先方のメールに返信する場合、件名は編集しなくて問題ありません。

本文
〇〇様

日程のご連絡誠にありがとうございます。
〇〇（名前）です。

大変申し訳ありませんが、ご提案いただいた日時はすでに予定が入っており、調整がつきません。

候補日付近ですと、以下の日程が調整可能です。

〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時

再調整のお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、上記のご都合をお聞かせいただければ幸いです。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

件名
「〇〇（プロジェクト名など）」打ち合わせ日程変更のご相談

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。

先日、〇月〇日（〇）〇時よりお約束いただいた「〇〇（プロジェクト名など）」に関する打ち合わせについてですが、急な社内事情により開催が難しくなってしまいました。

ご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

勝手を申し上げますが、以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか？

〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時～〇時

また、〇〇様のご都合に合わせてご調整させていただきますので、上記日程以外のご希望がありましたらお聞かせください。

あらためまして、この度は誠に申し訳ありませんでした。

ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
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件名 「〇〇（プロジェクト名など）」打ち合わせキャンセルについてのご相談

本文 株式会社〇〇　〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）です。

「〇〇（プロジェクト名など）」に関する打ち合わせについてのご相談です。

先日、〇月〇日（〇）〇時より弊社にて打ち合わせのお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により私が休暇を頂戴することになったため、開催が難しくなってしまいました。

当面の間お休みをいただく予定のため、再調整の候補日をご提示するのも難しい状況です。

お忙しい中ご調整をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

つきましては勝手を申し上げますが、一度打ち合わせをキャンセルさせていただき、後日あらためて日程調整をお願いできれば幸いです。

ご迷惑をおかけしてしまい恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：□□□-□□□-□□□□
メールアドレス：△△△△△△＠〇〇〇〇.co.jp
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ビジネスにおいて避けては通れない「日程調整」は、記録に残すためにも電話よりメールで行うのがおすすめです。

メールを作成する際には分かりやすさや誤字や脱字になどに注意して、できるだけ少ないやりとりで完結させることを心がけましょう。

また業務効率化のためには自社でテンプレートを用意しておくことも大切です。本記事のシチュエーション別メール例をぜひ、参考にしてください。