商談メール活用術！アポからお礼までテンプレートありでご紹介

営業活動で成果を挙げるための「営業トーク」について知りたいと思ったことはありませんか？　売れる営業担当者がどのような話し方をしているのか、興味をもっている方は決して少なくないでしょう。

今回は、営業トークの基本的な流れやすぐに活用できる話法を紹介します。営業トークを上達させるためのコツにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。

本記事ではインサイドセールス手法として営業目的で送るメールを広く「商談メール」と呼びます。たとえば、メールで直接商品の利用を提案する場合もあるでしょうし、訪問のためのアポ取りを目的にメールを送る場合もあるでしょう。

商談メールは相手との関係や目的など状況に応じた文面を作成し、「ぜひ使ってみたい」「一度話をみたい」と思わせることが大切です。

商談メールの基本的な構成は以下になります。
・件名
・はじめの挨拶（必要ならば＋自己紹介）
・メールの目的や背景
・提案と相手のメリット
・結びの挨拶
・問い合わせ先と署名

重要なのは「相手が求めている内容を過不足なく伝えること」です。必要以上に情報量が多いメールはなかなか読んでもらえません。また、情報不足なメールは読んでもらえたとしても返信の確率が低くなります。

注意したいのは「適切な文面や情報量はシチュエーションによって異なる」ということです。そこでシチュエーション別の商談メールテンプレートをご紹介します。

資料請求や問い合わせをしてきたということは、自社の商品やサービスに興味を持ってくれている証拠です。

チャンスをものにするためにも、素早い対応かつ、相手が求めている情報を簡潔に伝えることが必要でしょう。

〈メール例文〉
件名
「○○」に関するお問い合わせについて

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

株式会社〇〇（社名）の〇〇（名前）と申します。

この度は弊社の「〇〇（サービス名もしくは商品名）」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

ご質問いただいた内容に関しまして、以下の通りご回答申し上げます。
＞サービス詳細を教えてください。（質問内容1）
（回答）
〜〜〜〜〜〜

＞おおよその費用はどれくらいでしょうか？（質問内容2）
（回答）
〜〜〜〜〜〜

また、弊社サービスの資料も添付ファイルにてお送りいたします。ご質問への回答とともにご参考いただければ幸いです。

よろしければご挨拶を兼ねて詳細な説明のため、貴社へご訪問もしくはオンライン面談のお時間を頂戴できればと存じます。

・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00

上記のような形でいくつか候補日をお知らせいただけないでしょうか？

ご多忙の中恐れ入りますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

取引したことのない相手にメールを送る場合、自社もしくは自分が何者で、どんな目的でメールを送ったのかを明確にすることが重要です。

その上で、「一度詳しい話を聞きたい」と思わせる必要があるでしょう。

〈メール例文〉
件名
弊社サービス「〇〇」についてのご案内 ＜株式会社〇〇・〇〇（社名と名前）＞

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

貴社のwebサイトを拝見し、弊社サービスの「〇〇」がお役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。

「〇〇（サービス名）」は〜〜（サービスの簡単な説明）であり、◇◇といった課題を解決できます。

つきましては、貴社とぜひお取引願いたいと存じます。

もしご興味がありましたら詳細な説明のため、御社へご訪問もしくはオンライン面談のお時間を1時間ほど頂戴できれば幸いです。

下記の日程でご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日（◯）◯時〜
◯月◯日（◯）◯時〜
◯月◯日（◯）◯時〜

ご都合が合わないようでしたら、お気軽にお申しつけください。

ご多忙の中恐れ入りますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

過去に取引経験のある会社の場合、メールで詳細な説明をする必要はありません。しかし、あまりに文面をフランクにしすぎてしまうと相手の気分を害する可能性もあります。

マナーを守りつつ、関係性に適したメールを心がけるとよいでしょう。

〈メール例文〉
件名
弊社サービス「〇〇」についてのご案内 ＜株式会社〇〇・〇〇（社名と名前）＞

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先日の〜〜の件（過去の取引に関する内容）では大変お世話になりました。

お話の中でお伺いしました貴社の◇◇という課題についてですが、弊社サービスの「〇〇」が解決のお手伝いをできるのではと思い、ご連絡差し上げた次第です。

もしよろしければ、直接ご説明させていただければと存じます。御社へご訪問もしくはオンライン面談のお時間を1時間ほど頂戴できれば幸いです。

下記の日程でご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日（◯）◯時〜
◯月◯日（◯）◯時〜
◯月◯日（◯）◯時〜

ご都合が合わないようでしたら、お気軽にお申しつけください。

ご多忙の中恐れ入りますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

メールによってアポを獲得できた際、返信メールも気を抜いてはいけません。返信メールで与える印象が後日の商談の行方を左右する可能性もあるので、丁寧なメールを作成することが重要です。

〈メール例文〉
件名
※）これまでのやりとりによって適切な件名が異なるため、ここでは省略いたします。

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

この度はお忙しい中、お話の機会をご用意いただき、誠にありがとうございます。

それではお返事いただいた通り、下記にてお願いできればと存じます。
日時：〇月〇日（曜日）00：00～00：00
場所：貴社（〇〇市〇〇町○○○○○○）
　弊社（〇〇市〇〇町○○○○○○）
　Zoom URLなど適切な情報

あらかじめ疑問点等をご共有いただければ、当日ご回答させていただきます。
また、日時の変更をご希望の場合は、本メールへの返信もしくはお電話にてご連絡いただけますと幸いです。

当日、〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

もし面談を断られた場合でも、自社の印象をよく保つことは大切です。今回は残念な結果となったとしても、印象次第では次のチャンスもあるでしょう。

〈メール例文〉
件名
※）これまでのやりとりによって適切な件名が異なるため、ここでは省略いたします。

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

この度はお忙しい中、弊社のサービスについてご確認およびご検討いただき、誠にありがとうございました。

また、ご丁寧なお返事をいただいたことにつきましても重ねてお礼申し上げます。

今回はご都合がつかないとの旨、承知いたしました。御社の状況を考慮できず、大変申し訳ありませんでした。

またの機会で弊社がお役に立てれば幸いです。

改めまして、この度はご多忙の中ご対応いただき、誠にありがとうございました。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────────────────
株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

これまで商談に至るまでのメールテンプレートをご紹介しました。晴れて商談に至った場合、その後のお礼メールが果たす役割も非常に大きいものです。

商談が上手くいけばいくほど、つい次のアポ取りなどに気を取られがちですが、アフターフォローも必ず行いましょう。

お礼メールでは以下の内容を記載しましょう。
・社名と名前
・商談のお礼
・質問や要望への返答
・今後の案内
・署名

感謝の気持ちを伝えるとともに、商談時のフォローや今後の展開を促すことでより効果的なお礼メールとなるでしょう。

せっかくのお礼メールで相手を不快にさせてしまうと、せっかくの商談が水の泡です。以下の点に注意しましょう。

お礼メールは商談後24時間以内に送る

商談の後、できれば当日、遅くても翌日（24時間以内）にお礼メールを送りましょう。遅すぎるお礼メールは相手に「いまさら？」というマイナスの印象を与えてしまいます。

件名は分かりやすく簡潔に

件名が分かりにくいと相手が開封してくれない可能性があります。「面談のお礼であること」「社名と自分の名前」を記載し、一読してメールの目的が分かるようにしましょう。

本文は読みやすい内容・書き方で

件名同様、内容も分かりやすさが大切です。上記の項目や下記のテンプレートを参考に、読みやすい文章を作成してください。

最後に誤字脱字チェックを必ず

相手の社名や名前間違いは大きな失礼になりますし、本文に誤字脱字が多いと「取引は大丈夫かな？」と不安を与えてしまいます。必ず送信前に誤字脱字をチェックしましょう。また、社名や名前は相手のメールの署名などからコピペすることをおすすめします。

上記の注意点はお礼メールではもちろん、他のシチュエーションでの商談メールでも気をつける必要があります。メールを送る際は常にチェックする習慣を身につけましょう。

件名
ご面談のお礼 ＜株式会社〇〇・〇〇（社名と名前）＞

本文
株式会社〇〇　〇〇部
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日は「〇〇（サービス名）」についてご説明の機会をいただき、誠にありがとうございました。また貴重なお時間の中で貴社の課題や事業についてもお聞かせいただいたことを重ねてお礼申し上げます。

面談の中で回答をお持ち帰りさせていただいた「〇〇（質問内容）」について、以下の通りお返事申し上げます。

（回答） 〜〜〜〜〜〜

参考までに、本日のお打ち合わせで使用した資料も添付いたします。

今後、ご不明点や疑問点がありましたら、いつでもお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

改めて本日はありがとうございました。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。

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株式会社〇〇
〇〇　〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
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商談メールは文章だけのコミュニケーションであるため、ちょっとした不注意や説明不足が失敗につながってしまうこともあります。

最後に商談メールを成功に導くポイントをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

さまざまな定義がありますが一般的に、メリットは「商品やサービスの特徴や利点」、ベネフィットは「メリットから派生する顧客の恩恵」と考えられています。

商談メールで「商品やサービスにどんな特徴があるのか」、それによって「相手はどんな課題を解決できたり、恩恵があったりするのか」を明確にすることで相手の興味を引きやすくなるでしょう。

商談メールの最終的な目的は有益な取引を成立させることです。そのためにメールがどんな役割を果たすべきかを考え、目標を設定することが欠かせません。

たとえば「開封率」や「返信率」、「アポ獲得率」など数字で設定できる目標などがよいでしょう。

上記の目標設定と合わせて、効果測定と改善施策のサイクルを回すことも重要です。「なぜメールを開封してもらえなかったのか？」「なぜメールを返信してもらえたのに商談アポが取れなかったのか？」など、結果に応じた施策を考えましょう。

オンラインでの商談機会が増えたこともあり、メールの重要性も高まってきました。シチュエーションに応じたメールを作成することが非常に重要です。

とくに商談後のお礼メールに関しては次の展開へつなげるためにも気を配る必要があります。分かりやすさや誤字脱字に注意して、相手の興味を引きやすい文章を作成しましょう。