営業メールの返信率を上げる書き方｜件名・本文の型と追いメールの送り方

営業メールを送っても、返信がほとんど来ないと悩んでいませんか？ 営業メールの返信率は、送る相手の選び方、件名、本文の型、送るタイミング、追いメールの5つで変わります。一番大きく効くのは送る相手の選び方で、そのうえで見直しやすいのが、答えやすい依頼と追いメールです。 この記事では、返信率の目安と計算のしかたから、件名と本文の型、返信がないときの追いメールの送り方までを、例文つきで説明します（2026年11月時点の情報です）。

• 返信率：海外の調査では0.45%〜8.5%と幅が大きい（調査ごとの出典は「営業メールの返信率の出し方と平均」の節の表）。他社の平均より、自社の数字を基準にする
• 送る相手：自社の商品が役に立つ理由を1文で書ける企業に絞る。返信率を大きく左右する
• 件名：用件と相手の利点を前半に置く。中身と合わない「【重要】」「Re:」は付けない
• 本文：連絡した理由・相手の利点・依頼の3つを短く書き、依頼は答えやすい形にする
• 追いメール：3〜5営業日後から2〜3回まで。海外の調査では返信の約6割が2通目以降に届いている

メール営業の全体像（メリット・デメリット、送り先の集め方など）を先に知りたい方は、 メール営業とは｜開封される件名・送る時間のコツと営業メール例文5選 をご覧ください。

返信率は「返信数 ÷ 届いた数」で出します。平均は調査によって0.45%から8.5%まで差があり、日本の営業メールに限った公的な統計は、調べた範囲では見当たりません（2026年11月時点）。 まずは自社の数字を記録し、それを基準に改善していきましょう。

公開されている調査の数字は、次のとおりです。どれも海外のメールを対象にしたもので、数え方や送った相手が違うため、数字をそのまま比べることはできません。

出典： Belkins「Cold Email Response Rates」 、 Backlinko「We Analyzed 12 Million Outreach Emails」

差が大きいのは、送った相手と頼んだ内容が違うからです。初めての企業に商品を売り込むメールと、記事の紹介をお願いするメールでは、返信のハードルがまったく違います。インターネット上には「営業メールの返信率は〇%が平均」という記事もありますが、出典が示されていないものが多いので、目標にはしないほうがよいでしょう。

返信率を比べるときは、分母もそろえます。「送った数」で割るか「届いた数」で割るかで、宛先不明で戻ってきたメールの分だけ数字が変わります。社内では「返信数 ÷ 届いた数」のように1つに決め、毎回同じ方法で数えます。お断りの返信を含めるかどうかも決めておきましょう。

営業メールは「届く → 開封される → 読まれる → 返信される」の4つの段階を通ります。返信率はこの4つの割合の掛け算なので、伸びしろの大きい段階から直すと、少ない手間で全体が上がります。 次の図は、届いた200通から返信が来るまでを、仮の割合で計算した例です。

図の割合はすべて仮の数字です。たとえば最後の「返信するかどうか」の段階を10%から20%に上げると、ほかが同じでも返信は4通から8通に増えます。件名を工夫して開封を40%から50%に上げた場合も、返信は5通に増えます。

仕事でメールを使う人が受け取るメールは、1日平均で約52通です（日本ビジネスメール協会「 ビジネスメール実態調査2025 」、2025年4月調査）。営業メールは、この中から「今読む」と選んでもらう必要があります。開封率の測り方と注意点は メルマガの開封率の平均と測り方 で解説しています。

件名や本文をどれだけ工夫しても、商品が必要ない企業からは返信が来ません。送る前に、相手の企業に連絡する理由を1文で書けるかを確かめ、書けない企業は送り先から外しましょう。 送る件数を増やすより、送り先を絞って1通ずつ理由を書くほうが、同じ手間でも返信の数は増えます。

送り先を絞るときは、次のような条件で選びます。

• 業種：導入事例がある業種、同じ悩みを抱えやすい業種から選ぶ
• 地域：訪問やサポートができる範囲に絞る。全国対応なら、事例のある地域から始める
• きっかけ：求人を出している、新しい店舗を出した、Webサイトを新しくしたなど、連絡する理由になる動きがある
• 送ってよい相手：同意を得た相手か、自らメールアドレスを公表している企業など（特定電子メール法第3条第1項）。「広告メールお断り」などと一緒に載っているアドレスには送らない

必要なリストの件数は、目標の返信数から逆算できます。たとえば、月に10件の返信がほしいとします。返信率を2%（仮定）とすると、500通が届く必要があります。宛先不明などで戻る分を5%（仮定）とすれば、送るのは約530通になります。返信率の仮定は、自社の過去の数字に置き換えて計算しましょう。

送ってよい相手の条件は、特定電子メール法で決まっています。初めての企業に送るときの条件と罰則は 営業メールは違法？特定電子メール法の注意点 で詳しく説明しています。

メールアドレスを公開していない企業には、Webサイトの問い合わせフォームから連絡する方法もあります。入力・送信まで任せたい場合は フォーム営業代行 も使えます。

件名には、誰からの何の用件かと、相手にとっての利点を前半に書きます。受信一覧で見える文字数は端末やメールソフトで変わるため、後ろが切れても用件が伝わるようにしましょう。 件名の長さそのものが返信率を左右するとは限りません。Yesware（2014年）が2社のデータで件名の文字数と開封率・返信率を比べたところ、決まった傾向は見られませんでした（ Yesware「Email Subject Line Analysis」 ）。一方、Backlinko（2019年）の分析では、英語で36〜50文字の件名の返信率が高い結果でした。調査によって結果が分かれ、英語の文字数は日本語に当てはめられないため、長さよりも前半で用件が分かることを優先しましょう。

「お得な情報のお知らせ」「ご挨拶」のような件名では、何のメールか分かりません。相手の業種や悩みに合わせて、何が良くなるのかを具体的に書きます。数字を入れると、内容が具体的に伝わります。

件名に相手の会社名や名前が入っていると、自分あてに書かれたメールだと分かります。担当者の名前が分かっている場合は「〇〇様」、分からない場合は会社名を入れます。

実際には、担当者の名前まで分かる企業は多くありません。Urizoが収集した企業データを1社ずつにまとめて数えると（2026年11月時点）、担当者名が分かる企業は約6%、代表者名が分かる企業は約1割でした。Urizoで収集された企業の中での割合で、収集元のサイトによって大きく変わります。名前が分からない企業には、会社名と「ご担当者様」で送り、本文で連絡した理由を具体的に書いて補いましょう。

「残り1週間」「先着10社」「初回お申し込みの企業様限定」のような期限や限定は、相手が後回しにしない理由になります。ただし、書いてよいのは事実のときだけです。実際には期限がないのに期限を書いたり、件名だけで「【重要】」「緊急」と煽ったりすると、開封されても中身との落差で信用を失います。

返信が来ていないのに「Re:」を付けて返信に見せかける件名も避けます。開封はされても、だまされたと感じた相手からの返信は期待できません。迷惑メールとして報告される原因にもなります。

返信される営業メールの本文は、宛名と名乗り、連絡した理由、相手の利点と根拠、依頼、署名の順に書きます。それぞれが読み手の疑問に1つずつ答えるように書くと、短くても伝わります。 次の図は、本文の各部分が、読み手のどの疑問に答えているかを示したものです。

この型で書いた例文は、次のとおりです。社名・商品・候補日時を自社の内容に置き換えて使ってください。

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件名：〇〇株式会社様：採用ページを拝見しご連絡しました

〇〇株式会社
採用ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。
貴社の採用ページで、営業職を3名募集されているのを拝見し、ご連絡しました。

当社は、応募者との面接の日程調整を自動にするツールを提供しています。
同じく営業職を採用されている□□株式会社様では、日程調整にかかる時間が週5時間から1時間ほどになりました。
（事例の数字は、実際の導入先のものだけを書きます）

もし面接の日程調整にお手間がかかっているようでしたら、15分ほどオンラインでご説明させていただけないでしょうか。
1. 11月16日（月）10時〜
2. 11月17日（火）14時〜
3. 11月18日（水）16時〜
ご都合のよい日時を、番号でお知らせください。

株式会社△△ 営業部 山田太郎
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話：03-0000-0000　メール：yamada@example.co.jp
今後のご案内が不要な場合は、こちらのアドレス（配信停止用のアドレス）にご連絡ください。
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末尾の送信者名・住所・配信停止の連絡先・問い合わせ先（電話番号やメールアドレス）は、特定電子メール法第4条と施行規則第9条で表示が求められている項目です（ 総務省「迷惑メール対策」 ）。法律で求められている表示ですが、きちんと書いてあれば「信用できる会社からのメールだ」と受け取ってもらえます。

冒頭の2〜3行で、名乗りと「なぜあなたに送ったのか」を書きます。受信一覧では件名の下に本文の書き出しが表示されることが多く、ここで一斉送信の売り込みと分かると、開かれないまま後回しにされます。

連絡した理由は、相手の会社を調べて分かったことを1文で書けば十分です。「貴社のWebサイトを拝見し」だけでは、どの会社にも送れる文と変わりません。「〇〇の求人を拝見し」「新しく△△店を出されたと知り」のように、その会社にしか当てはまらない事実を書きましょう。

1通のメールで頼むことは1つにします。「資料をご覧いただき、ご興味があればお打ち合わせを」と2つ並べると、相手はどちらに答えればよいか迷い、返事を後回しにします。初めての相手には、「30分の商談」より「15分の説明」「資料を送ってよいか」のような、小さく答えやすい依頼にします。

候補日時を出すときは、2〜3つの日時と所要時間、オンラインか訪問かを書きます。日程のやり取りが続いたときの書き方は 日程調整メールの書き方と例文 で、返信をもらって商談が決まった後のメールは 商談メールの例文 で紹介しています。

せっかく開封されても、長い文章が続くと読まれません。営業メールはスマートフォンで読まれることも多いため、1文を短くし、段落の間に空行を入れ、日時や条件は箇条書きにします。箇条書きにすると全体が一目で分かり、相手も「2番で」と返信するだけで済みます。

【直す前】
ご説明は11月16日の10時か、17日の14時か、18日の16時でいかがでしょうか。オンラインで15分ほどを予定しておりますが、ご訪問も可能です。

【直した後】
ご説明の候補日時（15分・オンライン。ご訪問も可能です）
1. 11月16日（月）10時〜
2. 11月17日（火）14時〜
3. 11月18日（水）16時〜

公開されている企業のメールアドレスは、「info@」のような代表アドレスであることが多く、受け取った人が担当者ではない場合があります。その場合、返信をもらうには、まず担当者に転送してもらう必要があります。

代表アドレスに送るときは、冒頭で「採用ご担当者様」「経理ご担当者様」のように宛先の部署を書き、受け取った人が誰に回せばよいか分かるようにします。「ご担当の方にお取り次ぎいただけますと幸いです」と一言添えるのもよいでしょう。転送されても伝わるよう、件名と冒頭だけで用件が分かる書き方にしておきます。

相手の営業時間内、特に午前中に届くように送るのが基本です。ただし時間帯や曜日による差は小さいため、同じ文面で送る時間だけを変え、自社の数字で比べましょう。 Belkinsが2025年1〜11月の750万通超を分析した調査では、時間帯別の返信率は8〜12時が0.54%と最も高く、夜は0.40%でした。曜日では水曜・木曜が0.48%、月曜・火曜が0.45%、土曜が0.35%です（ Belkins「Best Time To Send B2B Emails」 ）。

この数字のとおり、時間帯や曜日を選んでも返信率の差は0.2ポイント以内です。日曜日は0.57%と最も高い結果でしたが、送られた数がごく少なく、Belkinsも一般的なおすすめではないとしています。「火曜日の9時が一番」のような決まった答えを探すより、相手の営業時間を考えて深夜や休日を避け、相手が受信箱を見るタイミングに合わせましょう。飲食店や美容室のように土日に営業する業種なら、定休日や開店前の時間を考えます。

送る側の都合も考えます。返信が来たときにすぐ答えられる時間帯に送ると、日程が決まるまでのやり取りが早く進みます。金曜日の夕方に送ると、返信への対応が休み明けになりがちです。時間帯の決め方は メール営業で送る時間帯・曜日の考え方 でも説明しています。

追いメールは、初回から3〜5営業日後に最初の1通を送り、2〜3回までを目安にします。返信は初回より後のメールに届くことも多いため、1通で諦めないようにしましょう。 Belkinsの調査（2025年の営業メール約753万通）では、返信全体の41.4%が初回のメールへの返信で、残りの58.6%は2通目以降への返信でした（ Belkins「Sales Follow-Up Statistics」 ）。

一方で、送りすぎると相手の負担になります。同じ調査では、送る回数が多くなるほど1通ごとの返信率はおおむね下がり、初回の0.59%に対し、6通目では0.28%でした。Woodpeckerは、追いメールの間隔を少なくとも2〜3日あけることをすすめています（ Woodpecker「Follow-up Statistics」 ）。これらを踏まえて、この記事で目安としている送り方が次の表です。

返信がない理由は相手によって違うので、送ったメールへの反応を見て、次の一手を変えます。次の図は、反応ごとに、追いメールを送るか、電話に切り替えるか、送るのをやめるかを決める流れです。

配信停止やお断りの連絡があった相手には、その後は送りません。特定電子メール法では、受信を拒否された後に送ることを禁じています（第3条第3項）。複数の担当者で同じリストを使っているときは、お断りの情報をすぐに共有しましょう。決まった間隔で自動で送る仕組みを作るなら ステップメールのシナリオの作り方 が参考になります。

追いメールでは、初回を読んでいない相手にも用件が分かるように、件名と冒頭で前回の用件を短く繰り返します。「ご確認いただけましたでしょうか」と返事を急かさず、新しい情報を1つ足して、読む理由を作ります。

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件名：先日の面接日程の件：応募から面接までを3日短くした事例

〇〇株式会社 採用ご担当者様

株式会社△△の山田です。先日、面接の日程調整についてご連絡いたしました。
お忙しいところ、重ねてのご連絡失礼いたします。

前回お伝えしきれなかったのですが、□□株式会社様では、日程調整の自動化で、応募から面接までの日数が平均5日から2日になりました。
事例の資料はこちらからご覧いただけます（資料のURL）。

ご関心があれば、15分ほどオンラインでご説明することも可能です。「資料を見た」とだけでもご返信いただけますと幸いです。
（署名・配信停止の連絡先は初回と同じ）
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最後の追いメールは、区切りをつけるために送ります。押しつけずに引くと、「今は時期ではないが、来年なら」といった返事がもらえることもあります。

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件名：最後のご連絡です：面接の日程調整の件（株式会社△△ 山田）

これまで何度かご連絡いたしましたが、今回で最後にいたします。
時期が合わないようでしたら、どうぞご放念ください。
資料はこちらに置いておきますので、必要になったときにご覧ください（資料のURL）。
（署名・配信停止の連絡先は初回と同じ）
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送るたびに、届いた数・開封・クリック・返信・商談の数を同じ方法で記録し、一番落ちている段階を直します。件名と本文を同時に変えると何が効いたか分からないので、1回に変えるのは1か所にしましょう。 記録は表計算ソフトで十分です。送った日・送り先の条件（業種・地域）・件名・本文の版・各段階の数を1行に書いておくと、後から比べられます。

比べるときは、件数が少ないと偶然の差が出ることに気をつけます。たとえば、100通ずつ送って返信がAは2通、Bは3通だったとしても、1通の差は偶然でも起こります。同じ条件で数回繰り返して、差が続くかを確かめてから判断しましょう。件名や本文を2つに分けて比べる進め方は メルマガのABテストのやり方 で説明しています。

開封率は、メールの中の画像が読み込まれた回数で数えるのが一般的です。受信側の設定や機能によって、読んでいなくても開封と数えられたり、読んでも数えられなかったりします。開封率は傾向を見る目安にとどめ、改善の判断には返信率と商談の数を使います。

メールだけで返信が増えないときは、ほかの手段と組み合わせます。資料のURLをクリックした企業に電話で一声かける、メールアドレスがない企業には問い合わせフォームやFAXで届ける、といった方法です。営業手法ごとの向き不向きは 営業手法の種類と選び方 で比べています。

営業メールの返信率の平均、追いメールの失礼にならない送り方、一斉送信との違い、返信への対応について答えます。

Q. 営業メールの返信率の平均は何%ですか？

決まった平均はありません。海外の調査では、Belkinsが0.45%（2025年の約753万通）、Backlinkoが8.5%（2019年、約1,200万通）と、送った相手や頼んだ内容によって大きく違います。日本の営業メールの返信率を調べた公的な統計は、調べた範囲では見当たりません（2026年11月時点）。自社で送ったメールの数字を記録し、それを基準にしましょう。

Q. 追いメールは失礼になりませんか？

回数と間隔を守れば、失礼と受け取られることは少ないでしょう。相手は忙しくて見落としていることも多く、追いメールで初めて読まれることもあります。3〜5営業日はあけ、2〜3回までにして、毎回新しい情報を1つ足します。お断りや配信停止の連絡があった相手には、その後は送りません。

Q. 一斉送信と1通ずつの送信では、どちらが返信されますか？

1通ずつ送るメールのほうが、返信されやすいと考えられます。送り先ごとに、連絡した理由を書けるからです。配信ツールで一斉に送る場合も、会社名や宛名を差し込み、業種ごとに本文を分けましょう。BCCで多くの相手に同じ文面を送ると、一斉送信だとすぐに分かり、返信されにくくなります。宛先の入力を間違えるとアドレスが漏れる事故にもつながります。

Q. 返信が来たら、どのくらいで返せばよいですか？

できればその日のうちに返します。関心を持ってくれた相手は、返事が遅いと、ほかの会社に問い合わせたり、興味が薄れたりします。候補日時の確定や資料の送付など、相手が次に何をすればよいかが分かる返事にしましょう。お断りの返信にも、お礼を一言返しておきましょう。その後は、こちらから送るのを控えます。

他社の平均を目標にするより、自社の数字を記録し、一番落ちている段階から1か所ずつ直していきましょう。

• 返信率：「返信数 ÷ 届いた数」で数える。調査の平均は0.45%〜8.5%と幅が大きい
• 送る相手：連絡する理由を1文で書ける企業に絞る。目標の返信数から送る件数を逆算する
• 件名：用件と相手の利点を前半に。期限や限定は事実のときだけ書く
• 本文：連絡した理由・利点と根拠・答えやすい依頼を短く。代表アドレス宛ては転送される前提で書く
• 追いメール：3〜5営業日後から2〜3回まで。断られたら送らない

返信率を上げる準備で時間がかかるのは、商品が役に立ちそうな企業を探し、送ってよいメールアドレスを集めることです。 Urizo なら、公開されている企業情報から、業種・地域を指定してメールアドレスを含む営業リストを作れます。どのサイトに載っていた情報かも表示されるので、送る前に掲載元を確かめられます。ただし、収集元のサイトにメールアドレスが載っていない企業は集められません。無料版で1,500件まで収集でき、継続して使う場合の件数と費用は 料金プラン で確認できます。返信率を上げたい方は、まず送り先の見直しにUrizoをご活用ください。

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