商談を設定する意味とは？基本的な流れと効果的に進めるコツを解説

ビジネスではしばしば「商談」が行われます。営業担当者はもちろんのこと、他部門においても顧客と話す場を設けることを「商談」と呼ぶケースは少なくありません。

ところで、そもそも「商談」はなぜ設定する必要があるのでしょうか。日常的に商談をしていても、一般的な商談の流れをあらためて問われると明確に答えるのは難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。今回は、商談を設定する意味と基本的な流れ、効果的に進めるコツを紹介します。ぜひ参考にしてください。

商談とは「商売上の用談」を表す言葉です。一方で、ビジネスシーンでは取引先や顧客と「打ち合わせ」を行う場合もあります。商談を設定する意味や打ち合わせとの違いについて確認しておきましょう。

商談を設定する主な目的は、自社の商品・サービスを知ってもらい、相手のニーズに合った提案をすることにあります。顧客が自社の商品・サービスをすでに熟知しており、契約や購入の意思を明確に示しているのであれば、詳細な説明は不要なケースもあるでしょう。しかし、実際には商品・サービスについて把握していない顧客も多いことから、自社が提供できる価値やメリットを伝える「商談」を設定する必要があるのです。

顧客や取引先との間で実施する「打ち合わせ」は、すでに契約や購入が決定している場合に行われるのが一般的です。打ち合わせを行う主な目的は、導入までの進捗確認や導入後のフォローと捉えてください。

一方、商談は商品・サービスの契約や購入に至っていない見込み顧客に対して行われます。商談においては、自社商品の特徴やメリットを相手に「知ってもらう」プロセスが欠かせません。商談と打ち合わせの目的の違いを理解した上で、必要なプロセスを押さえておくことが大切です。

商談を設定するためのプロセスは、主に3つのフェーズに分けられます。見込み客と何らかの接点があるからといって、商談に直結するとは限らない点に注意してください。見込み客との接点を商談化するには、次に挙げる事前準備が必要です。

はじめに取り組むべきことはターゲットの選定です。顧客となり得る企業を探してアプローチしていく必要があります。すでに接点のある見込み客はもちろんのこと、新規の見込み客も含めてターゲットを選定しましょう。

ターゲットを絞ったら、実際にアプローチする際の優先順位を決めておくことも重要なポイントの1つです。ニーズがあると思われる見込み客に対して優先的にアプローチすることで、成約・購入に至る確度を高められます。

ターゲットが決定したら、次にアプローチする方法を検討しましょう。相手が最も興味をもつ可能性が高く、ニーズに合っていると思われるアプローチ方法を見極めることが大切です。

すでに一定以上の信頼関係を築いている相手であれば、電話やメールなどでアプローチする方法が有効です。反対に、現状接点のない相手の場合は自社の存在を認知してもらう必要があるでしょう。商品・サービスに関する資料をあらかじめ送付するなど、何らかの接点を作っておくのがポイントです。

効果的なアプローチ方法を見極めたら、アポイントを取得して商談の日時と場所を決めます。電話やメール、訪問など相手先とコンタクトを取るための手段はさまざまです。アポイントを取得する段階では「少し話を聞いてみよう」と思ってもらう程度で問題ありません。アポイントが商談化するかどうかは、実際に話してみないと分からないからです。

よって、アポイントを取得する際には「商品・サービスに興味をもってもらうこと」と「日時・場所を決めること」の2つが目指すべきゴールです。アポイントの目的を意識し、商談の場を設定することに注力してください。

商談に決まった型は存在しません。扱う商材や業種、相手のニーズや興味関心の度合いによって臨機応変に対応する必要があります。ここでは、基本的な商談の流れについて確認しておきましょう。

初対面の場合、商談に先立って名刺交換を行うケースがほとんどです。第一印象は商談の成否を大きく左右することから、不快感を与えないことや話しやすい雰囲気で接することを意識しましょう。

商談では冒頭から本題に入るのではなく、アイスブレイクや自社紹介から始めるのが基本です。よほど時間が限られている場合を除き、お互いの緊張を解くための時間を設けることをおすすめします。

相手にとって話しやすい話題を提供することで、話を引き出しやすい状況を作れます。商談先に向かうまでの道中も含めて、アイスブレイクに活用できそうな話題を見つけておくとよいでしょう。

いよいよ商談の本題に入りますが、はじめから商品・サービスの説明をするべきではありません。まずは相手が抱えているニーズや課題を引き出し、解決策の1つとして商品・サービスを提案することが大切です。

ヒアリングを効果的に進めるには、的確な質問をすることが求められます。あらかじめ相手先企業についてリサーチし、抱えている課題について仮説を立てておきましょう。

相手が困っていることや悩んでいることが把握できたら、解決すべき課題を整理しましょう。課題を言語化することで、何を解決したいのかを再認識してもらえます。

ヒアリングを通じて課題が浮き彫りになったとしても、「解決可能な課題」と相手が認識しているとは限りません。課題について共通理解を図ることによって、見込み客と目線を合わせておくことが大切です。現状抱えている課題は何か、その課題は解決できるのか、といった点を言葉にして共有しておくプロセスが欠かせません。

共有した課題に対する解決策の1つとして、商品・サービスを提案しましょう。商談と「売り込み」の大きな違いは、相手のニーズに合った提案をしているかどうかに尽きます。商品・サービスありきで提案するのではなく、あくまでも解決策の1つとして商品・サービスの存在を知ってもらうのがポイントです。

商談が不成立となる原因として、商品ありきで提案していることが挙げられます。相手にとって未知の商品・サービスは他人事のため、そもそも興味を示してもらえないからです。商談においては「商品を提案する」のではなく、「解決策を提案する」ことを意識してください。

商談の締めはクロージングです。提案した商品・サービスの試用版の導入や見積依頼などを打診し、契約意思の有無を確認しましょう。クロージングは商談の中でも重要なフェーズですが、クロージングにだけ注力しても商談はまとまりません。課題のヒアリングを的確に行った上で、相手のニーズに合った提案ができているかどうかでクロージングの成否も決まると考えてください。

商談で話した相手に意思決定権がないようなら、キーパーソンとの商談をあらためて設定する必要があります。この場合、キーパーソンとの商談を設定することがクロージングの目的となるでしょう。

商談は「点」で捉えるのではなく、事前準備から事後フォローまでを一連の「線」で捉えることが大切です。商談後に必要なフォローについて解説します。

商談が成立した途端に連絡が途絶えてしまうと、相手は不信感を抱きがちです。商談はゴールではなく、あくまでもスタート地点と考えてください。

商談後はすみやかにお礼のメールを送り、不明点や疑問点がないか確認を入れましょう。相手から質問を受けた際には、迅速かつ誠実に対応する必要があります。商談が成立したからといって気を抜かないことが重要です。

契約に至らなかった場合も、お礼のメールを送ることをおすすめします。一度話した相手との接点が途切れないようにしておくことで、今後他の商品・サービスを提案できる可能性があるからです。定期的に情報提供を行うなどして、信頼関係を築いていきましょう。

商談を行った企業との関係性を維持していくことにより、見込み客リストの件数が増えていきます。営業先を常に確保しておく意味でも、契約に至らなかった相手こそ大切にしていくことが重要です。

商談を効果的に進めるには、いくつか押さえておきたいコツがあります。商談の成功率を高めるためにも、次の5点を実践しましょう。

1回の商談で成約に至るのはレアケースです。たいていは複数回の商談を設定し、少しずつ相手の合意を得ていくことになるでしょう。

したがって、1回ごとの商談で到達すべきゴールを明確にし、テーマをもって臨むことが大切です。「相手の課題を引き出す」「他社の事例に興味をもってもらう」など、具体的な到達目標を決めた上で商談に臨むのがコツです。

商談ではこちらから一方的に話すのではなく、相手に話してもらうことが大切です。説明よりも問いかけ、商品紹介よりも課題のヒアリングを重視し、いかに相手から話を引き出すかを追求しましょう。

相手に話してもらうには、考える時間を与える必要があります。矢継ぎ早に話すのではなく、相手が口火を切りやすいよう意識的に「間」を作ることが大切です。商談の冒頭に行うあいさつやアイスブレイクも、相手にとって話しやすい雰囲気を作るための時間と捉えてください。

商談中、相手の心理は常に揺れ動いています。たとえ断り文句が出たとしても、契約しないと決断しているとは限りません。適宜切り返しを行い、相手の疑問や不安を払拭していくことで着実に成約へと近づいていくことが大切です。

反対に、まったく関心を示していないことが明らかな相手は深追いしないほうが無難でしょう。かえって印象が悪化する可能性が高いことから、いったん身を引いて見込み客として確保しておくのが得策です。このように商談中は次の段階に進む確率を意識し、臨機応変に対応していく必要があります。

成約を達成するには、意思決定権を握っている人物に納得してもらえるかどうかがポイントとなります。キーパーソンは誰なのかを注意深く見極め、必要に応じて意思決定者を紹介してもらいましょう。

商談では、しばしば「社内で検討します」といった反応が返ってくることがあります。商談に応じた担当者に意思決定権がないことが、こうした反応の背後にあるケースも少なくありません。商談の成約率を高めるためにも、キーパーソンが誰であるのかを常に意識しましょう。

商談の結果によらず、商談後も接点が途絶えないよう定期的にコンタクトを取り続けましょう。直近で成約に至る事案がなかったとしても、接点をもち続けることでアプローチが可能になるチャンスが訪れる場合もあるからです。

メールで定期的に情報提供をしたり、新商品をDMで案内したりすることで、相手の意識下に自社の存在を留めておくことができます。今すぐに顧客になる可能性が低い相手に対しても、見込み客として育てていくことが大切です。

商談は相手の課題をくみ取り、適切な提案をするために実施する活動です。商品・サービスを一方的にアピールする「売り込み」にならないよう、相手の視点に立った対応が求められます。今回紹介したポイントを参考に、商談の基本的な流れをあらためて整理しておきましょう。

商談のプロセスはターゲット選定からすでに始まっています。ターゲットを効果的に絞り込むには、精度の高い見込み客リストを作成することが大切です。30以上のサイトから企業リストを自動で作成できる「 Urizo（ウリゾウ） 」を活用することで、アプローチ先の企業を効率よく絞り込めます。1,600件分の企業情報は無料で収集できますので、ぜひ企業リスト作成ツール「Urizo」をご活用ください。